Ordreregistrering - KMO04

AutoVision hovedmenu:

1. Vælg ”Ordre”.
2. Vælg “Ordreregistrering”.

Ordreregistrering:

1. Angiv ”Ordrenummer” hvis du allerede har en åbenstående ordre eller angiv “Reg.nr” hvis du ikke har en åbenstående ordre.
2. Observer om feltet “TOC” er til stede.
3. Såfremt at feltet “TOC” ikke er synligt, er pågældende debitor ikke opsat til leasing fakturering.
4. Tryk på ”cF10 Deb.vedligeh” og tryk herefter på F1 for at redigere og placer så cursoren i ”Leasing faktura”.
5. Tryk nu på F7 for at søge listen frem med hvilke leasingselskaber I har tilkøbt og vælg det leasingselskab der matcher med valgte debitor.
6. Gem nu med F1 og luk ”Debitor-vedligeholdelse”.
7. Tilbage i ”Ordreregistrering” gå nu ud af ordren og åben den igen, hvorefter TOC feltet nu vises.

Kontakt Vitec Datamann, hvis pågældende debitor bør kunne behandles elektronisk via AutoVision (kræver at pågældende leasingselskab er tilkøbt – se jeres månedlige servicefaktura).

Du kan nu kontrollere om du kan sende fakturaer til de nødvendige leasing selskaber, og skride til handling, hvis du ikke kan.

I AutoVision hovedmenu:

1. 1. Klik på ”Ordre”.
   2. Klik på “Ordreregistrering”.

I Ordreregistrering:

1. 1. Opret, åben eller søg efter den relevante ordre.
   2. Vælg ”F1/F10 Næste side”.
   3. Set cursoren i feltet ”Fork.” på den ønskede linje.
   4. Klik "F7 Søgning"

Herefter ses ”Forkode oversigt”:

1. 1. I feltet ”Forkode” ses de forkoder som kan tilføjes til en linje i den valgte del af Ordreregistreringen (Værksted/Lager)
   2. I feltet ”Betegnelse” kan ses hvad den nævnte forkode skal bruges til.
   3. Marker den ønskede forkode.
   4. Klik på ”F1 Overfør”.
   5. Forkoden kan også indtastes direkte i feltet ”Fork.” når man har lært hvad de forskellige forkoder bruges til.

Du kan nu bruge forkoder effektivt.

OBS: Man bør sikre sig at en kollega ikke arbejder på ordren. Oplåsning bør kun bruges, f.eks. efter strømnedbrud. Hvis en kollega arbejder på ordren, når den oplåses, lukkes hele AutoVision for den anden bruger!

I Autovision hovedmenuen:

1. Klik på ”Ordre”.
2. Klik på ”Ordreregistrering – KMO04”.

I Ordreregistrering:

1. Slå den låste ordre op i ”Ordrenummer feltet”.
2. Luk 2 stk. pop-ups.
3. Klik på hængelås ikonet ved siden af ”Ordrenummer” feltet.
4. Indtast ordrenummeret igen.
5. Sæt flueben i ”Lås ordre op”
6. Klik på ”F1 Lås op”.

Du kan nu åbne låste ordrer i AutoVision (men husk kun at gøre det, hvis absolut nødvendigt!).

Ordreregistrering kan pt. kun overføre dato til Planner én gang, man skal derfor ved efterflg. datorettelser, gøre dette direkte i Planneren. Planner’en er som udgangspunkt sat op til at sende den ændrede dato retur til ordreregistrering i AutoVision, dvs. hvis man ændrer datoen i Planneren, så bør det også slå igennem på ordren i AutoVision.

I Planner hovedmenu:

1. Vælg ”Planner”.
2. Dobbeltklik på det ønskede job eller søg på ordrenr. ved at trykke på F3 for at åbne ”Ret/Vis Ordre”.

I Ret/Vis Ordre:

1. Vælg ny dato i ”Start tid” (det svarer til feltet Rep.start i AutoVision)
2. Vælg nyt tidspunkt ved siden af datoen i ”Start tid”.
3. Klik på ”Anvend”.
4. Klik på ”OK”.

OBS: Hvis der er stemplinger på et job, kan start datoen ikke ændres.

Du kan nu administrere start tider på ordre, som allerede er i Planner.

AutoVision hovedmenu:

1. Klik på ”Ordre”.
2. Klik på “Ordreregistrering”.

I Ordreregistrering:

1. Indtast ordrenummer, opret en ny ordre, eller søg en ordre frem.
2. Hvis relevant, tilføj varenumre, operations numre mv.
3. Gå til lagersiden og klik herefter på ”F11 Plukliste”.

Der printes nu en plukliste og du er klar til at finde reservedelene.

I Autovision hovedmenu:

1. 1. Vælg ”Ordre”.
   2. Vælg “Ordreregistrering”

I Ordreregistrering:

1. 1. Fremsøg den relevante ordre, eller påbegynd en ny ordre.
   2. Tryk på ”F1 Næste side” eller ”F10 Næste side”.
   3. Marker feltet ”Fork.” ud for en linje som ønskes med i fastprisen.
   4. Ændre denne til forkode 328, for mekanisk arbejde, 388 for fremmedarbejde/div.numre, eller 338 for reservedele.
   5. En ekstra linje med forkode 368 bliver nu automatisk tilføjet, som sammentæller totalbeløbet i feltet ”Beløb” for alle linjer man ændrer til 328/338/388.
   6. På linjen med forkode 368 angives i feltet ”Netto pris” den pris excl. moms som de opmærkede linjer totalt skal koste. Herefter tilpasses prisen automatisk.

OBS: Bruger I gruppering på jeres fakturaer, hvor faktura linjer kan gruppes i feltet ”Udsk.” længst til højre, så dannes én 368 linje pr. gruppering og hermed kan man lave én separat fastpris pr. gruppering.

Du kan nu sætte faste priser på mekanisk arbejde og reservedele.

Med gratis arbejde forstås, garanti, ”om igen” og uden beregning.

I AutoVision hovedmenu:

1. 1. Vælg ”Ordre”.
   2. Vælg ”Ordreregistrering”

I Ordreregistrering:

1. 1. Fremsøg den relevante ordre, eller opret en ny ordre.
   2. Klik på ”F1 Næste side” eller ”F10 Næste side”.
   3. Sæt cursoren i feltet ”Fork.” ud for den relevante linje.
   4. Ændre forkoden til det som den skal være for at mærke linjen til garanti/om igen/uden beregning – klik ”F7 Søgning” for at få vist oversigt over alle tilgængelige forkoder.
   5. Gør efterflg. det samme på alle andre linjer der skal være garanti/om igen/udenberegning.

Du kan nu lave linjer på en faktura til garanti/om igen/uden beregning.

OBS: Forkode 368 er en unik forkode som genereres automatisk når andre linjer på ordren påføres med forkode 328/338/388. Linjen med forkode 368 kan ikke fjernes direkte.

AutoVision Hovedmenu:

1. Vælg ”Ordre”.
2. Vælg ”Ordreregistrering”

I Ordreregistrering:

1. Indtast eller fremsøg ordre nummer.
2. Vælg ”F1 - Næste side” tryk "F10 - Næste side".

I Ordreregistrering:

1. En linje med forkode 328, 338 eller 388, vil danne en ny linje med forkode 368 til angivelse af fastprisen.
2. For at fjerne en 368 linje, skal alle linjer med forkoder der slutter med 8, derfor ændre til andre forkoder, der ikke slutter med 8. Når de alle er ændret til at slutte på noget andet end 8, slettes linjen med forkode 368 herefter automatisk.

OBS: Bruger I gruppering på jeres fakturaer, hvor faktura linjer kan gruppes i feltet ”Udsk.” længst til højre, så dannes én 368 linje pr. gruppering og hermed er det alle linjer med forkoder der slutter på 8, og som har samme tal/bogstav i ”Udsk.” feltet, som man skal ændre til noget der ikke slutter med 8, for at fjerne linjen med forkode 368 som har samme ”Udsk.”

Du kan nu fjerne linjer med forkode 368.

I AutoVision Hovedmenu:

1. Vælg ”Ordre”.
2. Vælg ”Ordreregistrering”.

I Ordreregistrering:

1. Åben eksisterende ordre eller opret ny ordre.
2. Klik på “F5 Lager”.
3. Tilføj en reservedel, eller højreklik med musen på en eksisterende linje, som du ønsker at overføre til en indkøbsordre (man kan også markere flere linjer ad gangen med musen, ved at trække musen nedover de ønskede linjer – man kan dog kun markere flere linjer der ligger lige efter hinanden)
4. Vælg én af de følgende funktioner I menuen:
5. Overfør til anden indkøbsordre:
   Overfører den/de valgte reservedel til en eksisterende indkøbsordre. Indtast eller søg efter det ønskede indkøbsordrenummer)
6. Overfør til indløbsordre: efterfulgt af et tal:
   Hvis man tidligere har overført noget til en indkøbsordre på pågældende ordre som man står på, vil den huske det sidste indkøbsordrenr. som man har overført til, så yderligere linjer kan overføres til samme indkøbsordrenr.
7. Overfør til ny indkøbsordre:
   Her dannes en ny indkøbsordre og res.delen tilføjes til denne. Ved efterflg. højreklik på en res.dels linje, kan indkøbsordrenr. som man har overført til ses, således at man kender dette når man skal i IML15 for at afsende bestillingen, samt til brug hvis man vil tilføje ekstra res.dele til samme indkøbsordre.
8. Overfør alt til ny indkøbsordre:
   Danner en helt ny indkøbsordre og overfører alle varenumre fra ordren til indkøbsordren, med præcist det antal som er angivet på ordren.
   Ved efterflg. højreklik på en res.dels linje, kan indkøbsordrenr. som man har overført til ses, således at man kender dette når man skal i IML15 for at afsende bestillingen.
   Bemærk at denne funktion er ikke så brugbar, hvis man har res.dele med forskellige leverandører på ordren.
9. Ovf. mangl. varenr. til ny indkøbsordre:
   Danner en helt ny indkøbsordre og overfører de varenumre som ikke er på lager og med de antal som der skal til, for at man har tilstrækkelig beholdning ift. det antal der står på pågældende ordre.
   Ved efterflg. højreklik på en res.dels linje, kan indkøbsordrenr. som man har overført til ses, således at man kender dette når man skal i IML15 for at afsende bestillingen.
   Bemærk at denne funktion er ikke så brugbar, hvis man har res.dele med forskellige leverandører på ordren.
10. Klik på ”F6 Ny ordre” eller ”F3 Afslut” for at afslutte.

Du kan nu overføre reservedele til en indkøbsordre direkte fra en værkstedsordre, således at du sparer tid og minimerer evt. tastefejl.

I AutoVision hovedmenu:

1. 1. Klik på ”Ordre”.
   2. Klik på “Ordreregistrering”.

I “Ordreregistrering”:

1. 1. Indtast ordrenummer, opret en ny ordre, eller søg en ordre frem.
   2. Hvis relevant, tilføj varenumre, operations numre mv.
   3. Klik på “sF6 Send tilbud”.

I “Vælg printer eller mail”:

1. 1. Kontrollér at der er flueben i ”Udskriv faktura/Send E-mail”.
   2. Vælg om du vil printe, sende via e-mail eller begge dele i ”Print/E-mail faktura”.
   3. Klik på ”F1 Godkend”.

Du kan nu sende tilbud til kunderne, på mail eller print.

I AutoVision hovedmenu:

1. 1. Klik på ”Ordre”.
   2. Klik på “Ordreregistrering”.

I Ordreregistrering:

1. 1. Angiv vognnummeret direkte i feltet ”Reg.nr” hvorefter ordren kan oprettes til fakturering direkte til vognnummeret.

OBS: Autovision har ikke et specifikt felt til indtastning af vognnummer, i Ordreregistrering.

Du kan nu fakturere direkte til et vognnummer.

Finanskontoen skal først oprettes som en krydsreference, for at man efterfølgende kan fakturere direkte til den i ordreregistrering.

I AutoVision hovedmenu:

1. 1. Klik på ”Vogn”.
   2. Klik på “Krydsreferencer”.

I Krydsreferencer:

1. 1. Indtast det ønskede finanskontonummer i feltet ”Reg.nummer” og klik på ”Enter”.
   2. Svar ”Ja” til at oprette reg.nummeret.
   3. Kontrollér at ”Reg.kode” står til Finanskonto.
   4. Indtast finanskontonummeret i feltet ”Kontonummer” (altså det samme som du netop indtastede i ”Reg.nummer” feltet).
   5. Klik på ”F1 Ret/Opret” hvorefter pågældende finanskonto er klar til at blive brugt i ordreregistrering.
   6. Hvis påkrævet, indtast en vilkårlig modelkode i ”Model”.
   7. Hvis påkrævet, indtast et vilkårligt chassisnummer i ”Chassisnr”.

I Ordreregistrering:

1. 1. Angiv finanskontoen direkte i feltet ”Reg.nr” hvorefter ordren kan oprettes til fakturering direkte til finanskontoen

OBS: AutoVision har ikke et specifikt felt til indtastning af finanskonto, i Ordreregistrering.

Du kan nu fakturere direkte til en finanskonto.

I AutoVision.

1. 1. Tidsstemplinger på en ordre bliver overført fra CarSoft Planner. Tidsstemplingerne skal derfor ændres i Planner’en og man skal derfor følge guiden ”Redigering af tidsstempling på ordre” i Planner afsnittet.

Du kan nu finde frem til en guide omkring redigering af tidsstemplinger.

Gå til FAQ om Planner

OBS: I Ordreregistrering er der øverst på lager- og værkstedssiden et afkrydsningsfelt der hedder ”Sammentræk faktura” og når man sætter flueben i dette felt, så vil alle linjer (tekst/antal/beløb) blive skjult på fakturaen og kun linjer med forkode 0 vil komme med ud på fakturaen. Dette bruges f.eks. til forsikringsafregning, hvor man ikke vil have linjerne ud på fakturaen, men kun en tekstlinje f.eks. med teksten ”Iflg. taksatorrapport” eller lign.
Hvis du har en faktura hvor alle linjerne mangler, er det højst sandsynligt fordi der har været flueben i ”Sammentræk faktura” på denne ordre. Dette løses således:

I Sygejournal/vend faktura:

1. Vælg Reg.nr. i ”type”.
2. Indtast enten ”Reg.nr.”, ”Fakturanr” eller ”Ordrenr” i den korrekte boks.
3. Tryk på ”Enter”.

I Sygejournal/vend faktura:

1. Markér den relevante faktura.
2. Tryk på "F12 Vis linjer"
3. Tryk på sF10 Krediter fakt."
4. Tryk på "Ja/Yes" til at danne en kreditnota.

I Hent årsag:

1. Redegør for årsagen til krediteringen af fakturaen.
2. Tryk på ”F1 Godkend”.
3. Vælg om kreditnotaen skal udskrives/mailes eller ingen af delene.
4. Tryk på ”F1 Godkend”.
5. Svar ”Ja/Yes” til at der skal dannes en ny ordre.
6. På den åbenstående ordre fjernes nu flueben i ”Sammentræk faktura” og ordren faktureres på ny, hvorefter linjerne vises korrekt på fakturaen.

Du kan nu sammentrække fakturaer eller fjerne sammentrækning af en faktura, efter behov.

I AutoVision hovedmenuen:

1. Klik på fanen ”Ordre”.
2. Klik herefter på ”Ordreregistrering”.

I Ordreregistrering:

1. Opret ny- eller indtast eksisterende ordre og gå til værkstedssiden.
2. Marker den/de linjer som skal splittes og klik på ”Split til ny ordre”.
3. Vælg afdeling og Afd.dim der skal splittes til.
4. Det nye ordrenummer vises nu på linjen.

Overførsel til anden ordre.

I Ordreregistrering:

1. På samme måde som ovenstående ordre-split markeres linje/linjerne og der klikkes ”Overfør til anden ordre”.
2. Herefter åbnes uafsluttede ordre hvor der vælges hvilken ordre som skal overføres til.
3. Det nye ordrenummer vises nu på linjen.

Du har nu styr på ordre-split og ordre-overførsler.

I AutoVision Hovedmenu:

1. Vælg ”Ordre”.
2. Vælg ”Ordreregistrering”.

I Ordreregistrering:

1. Åben den ønskede ordre.
2. Gå til næste side (værkstedssiden) ved tryk på ”F1” eller ”F10”.
3. Klik på ”Slet ordre”.

OBS: Slettede ordrer kan ikke genskabes, men slettede linjer kan ses i ”Sygejournal/vend faktura – KMO06”.

Du har nu slettet ordren.

I AutoVision hovedmenu:

1. Klik på ”Ordre”.
2. Klik på “Sygejournal/vend faktura”.

I Sygejournal/vend faktura:

1. Fremsøg relevant faktura via reg.nr, faktura nummer eller ordrenummer.
2. Marker fakturaen på listen.
3. Klik på ”F12 Vis linjer”.

I Fakturalinjer:

1. Klik på ”F11 Fakt.kopi”.
2. Kontroller at der er flueben i ”Udskriv faktura/Send E-mail”.
3. Vælg om der skal sendes via e-mail, printes en kopi eller begge dele.
4. For EAN fakturaer, skal der være flueben i ”Send E-faktura”.
5. For 1link fakturaer gensendes disse automatisk eller udførsel af punkt F herunder.
6. Klik på ”F1 Godkend”.

Du kan nu udskrive og gensende fakturakopier og gensende dem via EAN eller 1link

I Ordreregistrering forside:

1. Indtast reg.nr. og tryk på Enter.
2. Herefter laves opslag hos leasingselskabet og der meldes ”Registreringsnummer ukendt hos leasingselskab.”

OBS: Fejlen er ikke affødt af AutoVision. Denne fejltekst kommer kun frem når AutoVision har forbindelse til leasingselskabet og når leasingselskabets portal ikke kan matche registreringsnummeret medderes database.

Fejlen kan skyldes at registreringsnummeret ikke er i databasen endnu (ofte på helt nye biler) eller at registreringsnummeret ikke er i databasen længere (ofte hvis leasingaftalen er udløbet).

Derudover kan man måske have fået oprettet registreringsnummeret på et forkert leasingselskab, hvorfor det selvfølgelig meldes som ukendt.

Yderst sjældent skyldes det en fejl i databasen, hos leasingselskabet.

Kontakt det pågældende leasingselskab, for at klarlægge hvorfor fejlen bliver vist.

Du kan nu løse problemet, hvor leasingselskabet ikke kender bilen.

Ordreregistrering – KMO04

I AutoVision hovedmenu:

1. Vælg ”Ordre”.
2. Vælg “Ordreregistrering – KMO04”.

I Ordre registrering:

1. Opret, indtast eller fremsøg det relevante ordrenummer.
2. Vælg ”sF8 Tilbud”. (Shift+F8)
3. Tag stilling til om ordren skal laves til et tilbud, eller om der skal kopieres til et nyt tilbud.
4. Vælg ”OK”.
5. Observér at der nu står ”Tilbudsnummer” øverst i venstre hjørne, i stedet for Ordrenummer og at knappen ”sF8 Tilbud” ændres til ”sF8 Ordre”.
6. Tilbuddet bearbejdes nu som en normal ordre.

Du kan lave tilbud i AutoVision, så lagerbeholdningen ikke påvirkes.

Ordreregistrering – KMO04

OBS: Denne funktion er et tilkøb, så derfor ikke tilgængelig for alle.

I AutoVision hovedmenu:

1. Vælg ”Ordre”.
2. Vælg “Ordreregistrering – KMO04”.

I Ordreregistrering:

1. Opret, fremsøg eller indtast det ønskede ordrenummer.
2. Vælg ”F1/F10 næste side”.

På værkstedssiden/Lagersiden:

1. Indtast, fremsøg eller importer de relevante operationsnumre og varenumre. (Som normalt)
2. Brug slideren til at scroll helt til højre i linjevinduet.
3. Indsæt det ønskede tal eller bogstav i kolonnen ”Udsk.” (Udskriftskode)
4. Alle linjer med det samme tal eller bogstav vil blive grupperet på ordren og fakturaen.

Du kan nu inddele din faktura i grupper.

I AutoVision hovedmenu:

1. Vælg Ordre.
2. Vælg Ordreregistrering.

I Ordreregistrering:

1. Indtast eller fremsøg det relevante Ordrenummer.
2. Marker TOC kode feltet.
3. Vælg ”cF7 Hent status”.
4. Status vil blive opdateret og vist på skærmen.

Du kan nu se og opdatere godkendelses status på en ordre til et leasingselskab.

I AutoVision hovedmenu:

1. Vælg ”System”.
2. Vælg “Ordre system”.
3. Vælg “Parametre – KMA20”.

I Parametre:

1. Vælg ”F8 Rekl.pris” for reklamation-timepris, eller ”F9 Serv.pris” for serviceaftale-timepris.

I Reklamations- /Serviceaftale priser:

1. I kolonnen ”Fi+bilmærke” indtastes firmanummerefterfulgt af bilmærke. F. eks 01PE = firma 01 Peugeot.
2. I kolonnen ”Tekst” indtastes en passende beskrivelse.
3. I kolonnen ”Timepris” indtastes den timepris som importøren har opgivet.
4. Vælg ”F1 Overfør” for at gemme dine indtastninger.

Du kan nu fastsætte timepriser for Reklamations & Serviceaftale arbejde.

1Link/Scalepoint har sin egen vejledning hér:

1Link/ScalePoint

Ordreregistrering – KMO04 & ServiceBox

I AutoVision hovedmenu: 

1. Vælg ”Ordre”. 
2. Vælg “Ordreregistrering – KMO04”.

I Ordreregistrering:

1. Indtast eller fremsøg relevant registreringsnummer.
   Servicebox behandler kun Citröen, Opel og Peugeot.
2. Vælg ”F1 Næste side”.

I Ordreregistrering – Værksted/Lager: 

1. Vælg ”sF8 EPC indlæs”.
2. Vælg ”Servicebox”.

I Servicebox Administration:

1. Kontroller at ”DMS-sagsmappe er indhentet”, samt at sagsnummeret passer med ordrenummeret fra AutoVision.
2. Vælg ”Opret sagsmappen”.
3. Kontroller at ”Sagen er blevet gemt”. 

I Servicebox Dokumentation:

1. Vælg relevante operationsnumre og tilføj dem til indkøbskurv.
2. Vælg relevante varenumre og tilføj dem til indkøbskurv.
3. Kontroller at de ønskede varer er synlige i indkøbskurven.
4. Vælg ”Administration”.
5. Vælg ”Indkøbskurv”.

I Servicebox Indkøbskurv:

1. Sæt flueben i de relevante varenumre.
2. Sæt flueben i de relevante operationsnumre.
3. Vælg ”Overfør kundemappen til DMS”. 

I Overfør kundemappen til DMS:

1. Kontroller at kundens E-mail adresse er korrekt.
2. Sæt flueben i ”Kunden accepterer at blive kontaktet”, hvis relevant.
3. Sæt flueben i ”Kundeaccept skal overføres”.
4. Vælg ”Overfør”.
5. Gå til AutoVision.

I Autovision Ordreregistrering: 

1. Vælg ”Hent linjer”.
2. Vælg ”F4 Annuller”.

Operationsnumre og varenumre er nu være overført til ordren.

Du kan nu benytte Servicebox til at lette dit daglige arbejde.

1Link/Scalepoint

I AutoVision hovedmenu:

1. Vælg ”Ordre”.
2. Vælg “Ordreregistrering”.

I Ordreregistrering:

1. Fremsøg ordre.
2. Marker TOC kode feltet.
3. Vælg “cF6 Hent TOC-koder”.
4. Vælg “F1 Næste side”.

I Ordreregistrering: (Værksted/lager siden)

1. Kontrollér at der er korrekte TOC-koder på alle værkstedslinjer.
2. Vælg F5 lager/værksted.
3. Kontrollér at der er korrekte TOC-koder på alle lagerlinjer.
4. Vælg cF9 Ovf. Autobook.

I Ordreregistrering:

1. Bliver ordren godkendt, faktureres den med det samme.
2. Bliver ordren ikke godkendt, læses afvisningen grundigt.
3. Ved afvisning grundet TOC-koder for hjælpe/diverse materialer, kontakt Vitec Support.
4. Ved afvisning grundet priser på hjælpe/diverse materialer, rettes disse manuelt.

Du kan nu få godkendt din leasing ordre og fakturere den.

Ordreregistrering – KMO04

I AutoVision hovedmenu:

1. Vælg Ordre.
2. Vælg Ordreregistrering.

I Ordreregistrering:

1. Opret, indtast eller fremsøg den ønskede ordre.
2. Vælg feltet ”SMS advisering”.
3. Vælg pilen.
4. Vælg ”Ingen advisering”.

Ændringen gemmes automatisk hvis programmet lukkes, eller man går videre til næste side.

Du kan nu justere om en kunde skal modtage adviserings SMS.