Årsafslutning for lager, i AutoVision

Årsafslutning Lager:

AutoVision

OBS: Trinvis vejledning findes efter informationsteksten.

Efter årets sidste månedsafslutning er foretaget, køres ”Historikliste med nulstil (årsskifte) - IML27”.
Dette flytter alle kalenderårets tal på lageret, til næste kalenderår.

Dette bør gøres så tidligt som muligt, på det nye års første arbejdsdag. Som minimum, før man påbegynder fakturering, i det nye kalenderår. 
Det er ikke vigtigt at dette udføres på dagen d. 31/12, efter månedsafslutningen er kørt.

Hos mange kunder kører månedsafslutningen automatisk kl. 23, på månedens sidste kalenderdag. Hos andre udføres processen manuelt.

Den almindelige månedsafslutning skal køres som normalt, uanset metode, før man går videre til årsafslutningen.

Ved kørsel af ”Historikliste med nulstil (årsskifte) - IML27”, er det udelukkende salgsstatistik som f.eks. ”salg dette år”, eller ”salg sidste år” i lagerfunktionerne som opdateres.
Dette har ingen indflydelse på bogholderiet/finansen. Hermed er det ikke afgørende at det køres præcis den sidste dag i året, så længe det gøres før man går igang med at arbejde på lageret/værkstedet, efter årsskiftet.

Har man forskudt regnskabsår, kan det være en fordel alligevel at køre ”Historikliste med nulstil (årsskifte) - IML27”, på det nye kalenderårs første arb.dag. Især hvis man ønsker at salgsstatistikkerne, i AutoVision lagerfunktionerne, skal baseres på kalenderåret.
I så fald skal man ikke køre ”Historikliste med nulstil (årsskifte) - IML27” ifm. sin normale forskudte økonomiske årsafslutning. 

I forbindelse med årsafslutningen skal man danne en ”Lagerstatusliste – IML07”. 
Hermed har man relevante lister til sin revisor.
Husk at tage stilling til om uafsluttede ordrer skal fratrækkes på denne liste eller ej. 
Eventuelt kan ”Lagerstatusliste – IML07” køres tre gange, så man har tre forskellige ift. om uafsluttede ordrer fratrækkes eller ej (J/N/A).

Ønsker man at lave nedskrivninger på lageret, hvilket normalt aftales med revisoren, gøres dette i funktionen ”Nedskrivning af reservedele – IML67”. Beskrevet sidst i vejledningen.
Det er vigtigt at dette gøres efter opdatering af alderskoder, som er en del af måneds-afslutningen.
Bemærk at ”Nedskrivning af reservedele – IML67” udelukkede laver nedskrivninger på lageret. Bogholderiet skal efterfølgende, manuelt postere de samme nedskrivninger i bogholderiet/finansen.

Årsafslutningen er et passende tidspunkt til kørsel af ”Dannelse af ukurante varer”. 
”Ukurante varer” indikerer en realisationsvare, som får en ”R”-markering, når andre forhandlere forespørger på reservedelen.
Husk at processen med ukurante varer involverer tre programmer i AutoVision:

”Dannelse af ukurante varer – IML56”.
”Korrektion af ukurante varer – IML57”.
”Accept af ukurante varer – IML58”.

• Til start køres ”Dannelse af ukurante varer – IML56”.
  Her angives hvor mange mdr. uden salg en reservedel skal have, for at reservedelen sættes om ukurant. 
  Det er en god idé at sætte flueben i ”Medtag kun vare med beholdning > 0” før man igangsætter kørslen.
  Det er ikke er hensigtsmæssigt at sætte varer med 0 i beholdning til ukurant, da disse også får status “Prisinfo”, hvilket medfører at historikken bliver slettet.
  Det anbefales derfor at bibeholde varer med 0 i beholdning som kurant.
• Man åbner herefter ”Korrektion af ukurante varer – IML57”.
  Hér ses/redigeres/slettes varer på listen. 
  Kolonnen ”Status” er vigtig, da varer med status ”P” (Prisinfo), får slettet historikken, så dette skal man overveje om er hensigtsmæssigt.
• I ”Accept af ukurante varer – IML58” accepteres ændringerne, hvorefter de træder i kraft og ikke kan trækkes tilbage.

Trinvis vejledning årsafslutning på lager

OBS: Nedenstående skal gennemføres efter årets sidste månedsafslutning.

Årsskifte

I AutoVision hovedmenu:

1. Vælg ”6 Lager”.
2. Vælg ”Måneds/års kørsler”.
3. Vælg ”Historikliste med nulstil (årsskift) – IML27”.

I Historikliste med nulstil (årsskift) – IML27:

1. Sæt ”J” i ”Årsskift”.
2. Vælg “F1 Godkend”.
3. Svar “Ja” i pop-up vinduet.

Årsskiftet er nu gennemført for lageret.

Lagerstatusliste

I AutoVision hovedmenu:

1. Vælg ”6 Lager”.
2. Vælg ”Måneds/års kørsler”.
3. Vælg ”Lagerstatusliste – IML07”.

I Lagerstatusliste – IML07:

1. Sæt ”J” i ”Udskriv detaillinjer”.
2. Sæt 31.12.XX for afsluttende år, i ”Lagerstatusliste pr. dato”.
3. Sæt flueben i ”Udskriv til Excel”.
4. Tag stilling til om der skal “J”, “N” eller “A” i ”Fratræk ant. på uafsluttede ordrer til og med dato” (eller lav evt. 3 lister med henholdsvis J/N/A).

OBS: Nedenstående kan med fordel gennemføres umiddelbart efter årsskiftet er gennemført, men er ikke relevant for alle.

Nedskrivning af reservedele (såfremt aftalt med revisor)

I AutoVision hovedmenu:

1. Vælg ”6 Lager”.
2. Vælg ”Måneds/års kørsler”.
3. Vælg ”Nedskrivning af reservedele – IML67”.

I Nedskrivning af reservedele – IML67:

1. Som udgangspunkt anbefaler vi at lave nedskrivninger med udgangspunkt i alderskoder, sæt derfor prik i ”Alderskode”.
2. Angiv det ønskede spænd i alderskoder. ”Fra alderskode” og ”Til alderskode”.
3. Indtast den ønskede procentsats der skal nedskrives til eller med. Vi anbefaler at man altid nedskriver til en procentsats.
4. Hvis man ønsker at opdatere lageret straks, sættes ”J” i ”Ønskes opdatering af lager foretaget” (man kan køre processen med ”N” til start, for at kontrollere i Spool, at ændringer stemmer med forventningerne. Herefter køres processen igen, med ”J”).
5. Tryk ”F1 Godkend”.
6. Endeligt resultat af nedskrivningerne findes herefter i Spool.
7. Husk at bogholderiet herefter manuelt skal ind og postere de samme nedskrivninger i bogholderiet/finansen.
8. Ønsker man at nedskrive på andre alderskoder, foretages dette på ny.

Ukurante reservedele

I AutoVision hovedmenu:

1. Vælg ”6 Lager”.
2. Vælg ”Ukurante reservedele”.
3. Vælg ”Dannelse af ukurante varer – IML56”.

I Dannelse af ukurante varer - IML56:

1. Angiv antal i ”Reservedele uden salg indenfor de sidste __ måneder foreslås sat ukurant”.
2. Det anbefales at sætte flueben i ”Medtag kun vare med beholdning >0”.
3. Tryk ”F1 Godkend”.

I AutoVision Hovedmenu:

1. Vælg ”6 Lager”.
2. Vælg ”Ukurante reservedele”.
3. Vælg ”Korrektion af ukurante varer - IML57”.

I Korrektion af ukurante varer:

1. Vælg om der er varer der skal slettes fra listen, hvor man ikke ønsker at en vare sættes som ukurant eller prisinfo.
2. Hold øje med kolonnen ”Status”, da den indikerer om status sættes til “U” (Ukurant) eller ”P” (Prisinfo medfører at historik slettes for varen, hvilket måske ikke er hensigtsmæssigt).

I AutoVision Hovedmenu:

1. Vælg ”6 Lager”.
2. Vælg ”Ukurante reservedele”.
3. Vælg ”Accept af ukurante varer - IML58”.

I Accept af ukurante varer:

1. Sæt ”J” i ”Ønskes forslag til ukurante reservedele accepteret?”.
2. Tryk F1 Godkend”.
3. De ønskede ændringer er hermed foretaget.

Du kan nu lave en korrekt (kalender) årsafslutning på lageret i AutoVision!