Årsafslutning for lager

Efter årets sidste månedsafslutning er foretaget på lageret, køres årsafslutning på lageret – dette også selvom bogholderiet ikke har afsluttet året. Herudover anbefaler vi at alle (inkl. firmaer med forskudt regnskabsår), at køre punktet ”Årsskift på lager”.

Punktet ”Årsskift på lager” flytter udelukkende alle kalenderårets tal på lageret, f.eks. ”Salgs/købsantal i år” og ”Salgs/købsantal sidste år” til næste kalenderår. Dette har ingen indflydelse i bogholderiet/finansen og hermed er det heller ikke afgørende, at denne funktion køres præcis den sidste dag på året eller at funktionen først køres efter at bogholderiet har lavet årsafslutning. Vores anbefaling er klart, at alle kunder, også dem med forskudt regnskabsår, udfører punktet ”Årsskift på lager” før man går i gang med at arbejde i AutoVision på lager/værksted efter d. 31/12.

Hos mange kunder kører månedsafslutningen automatisk om aftenen på månedens sidste kalenderdag. Hos andre udføres processen manuelt. 

Den almindelige månedsafslutning skal køres som normalt, uanset metode, før man går videre til årsafslutningen.

Info omkring lister dannet til Spool i AutoVision

Bemærk at der kan være opsat en slette rutine for alle lister i AutoVision som dannes i Spool, dvs. så de slettes automatisk efter x-antal dage og/eller ved print. Det anbefales derfor altid at gemme alle lister ifm. årsafslutning lokalt, så man altid kan finde dem frem, langt fremme i tiden, da tilbagedatering af lister, aldrig vil være fuldstændig retvisende! 

Generel info hvis man vil sammenligne forskellige lister med hinanden
Hvis man vil sammenholde tallene fra ”Lagerstatusliste – IML07” og ”Lagerværdi per alderskode” (den der dannes ifm. månedsafslutningen, samt dette gælder også hvis man kører ”Lagerliste – IML08”, som nogle kunder gør) så er det selvfølgelig vigtigt at listerne igangsættes på samme tidspunkt, med samme datoer angivet og med det samme angivet i ”Fratræk ant. på uafsluttede ordrer til og med dato”, ellers vil tallene på listerne selvfølgelig ikke stemme.


På de næste sider gennemgås trin for trin følgende:
Årsskift på lager
Lagerstatusliste til revisor
Nedskrivning af reservedele
Ukurante reservedele

Trinvis vejledning årsafslutning på lager

Gennemføres efter kalenderårets sidste månedsafslutning og senest før lager/værksted begynder at arbejde i AutoVision efter d. 31/12! Følges denne anbefaling ikke, vil man aldrig få et fuldstændig retvisende resultat, da f.eks. tilbage datering når forskellige lister køres, aldrig vil være fuldstændig retvisende!

Årsskift på lager

1.      I AutoVision hovedmenu:

A.      Vælg ”6 Lager”.

B.      Vælg ”Måneds/års kørsler”.

C.      Vælg ”Historikliste med nulstil (årsskift) – IML27”.

2.      I Historikliste med nulstil (årsskift) – IML27:

A.      Sæt ”J” i ”Årsskift”.

B.      Undlad at udfylde yderligere.

C.      Vælg “F1 Godkend”.

D.     Svar “Ja” i pop-up vinduet.

3.      Årsskiftet er nu gennemført for lageret (og ændrer som tidligere nævnt, intet i bogholderiet/finansen).

Lagerstatusliste til revisor

1.      I AutoVision hovedmenu:

A.      Vælg ”6 Lager”.

B.      Vælg ”Måneds/års kørsler”.

C.      Vælg ”Lagerstatusliste – IML07”.

2.      I Lagerstatusliste – IML07:

A.      Sæt ”J” i ”Udskriv detaillinjer”.

B.      Sæt 31.12.XX for afsluttende år, i ”Lagerstatusliste pr. dato”.

C.      Sæt flueben i ”Udskriv til Excel” (Excel listen bruges af revisoren, da Excel listen også indeholder lokationer, det gør Notepad listen ikke).

D.     Tag stilling til om der skal “J”, “N” eller “A” i ”Fratræk ant. på uafsluttede ordrer til og med dato” (eller lav evt. 3 lister med henholdsvis J/N/A).

Nedskrivning af reservedele (såfremt aftalt med revisor og bogholderi)

OBS: Nedenstående kan med fordel gennemføres umiddelbart efter årsskiftet er gennemført, men er ikke relevant for alle.

1.      I AutoVision hovedmenu:

A.      Vælg ”6 Lager”.

B.      Vælg ”Måneds/års kørsler”.

C.      Vælg ”Nedskrivning af reservedele – IML67”.

2.      I Nedskrivning af reservedele – IML67:

A.      Som udgangspunkt anbefaler vi at lave nedskrivninger med udgangspunkt i alderskoder, sæt derfor prik i ”Alderskode”.

B.      Angiv det ønskede spænd i alderskoder. ”Fra alderskode” og ”Til alderskode”.

C.      Indtast den ønskede procentsats der skal nedskrives til eller med. Vi anbefaler at man altid nedskriver til en procentsats (og IKKE med en procentsats).

D.     Hvis man ønsker at opdatere lageret straks, sættes ”J” i ”Ønskes opdatering af lager foretaget” (men vi anbefaler at køre processen med ”N” til start, for at kontrollere i Spool, at ændringer stemmer med forventningerne. Herefter køres processen igen, med ”J”).

E.      Tryk ”F1 Godkend”.

F.       Endeligt resultat af nedskrivningerne findes herefter i Spool.

G.     Husk at bogholderiet herefter manuelt skal ind og postere de samme nedskrivninger i bogholderiet/finansen – dette er vigtigt!

H.     Ønsker man at nedskrive på andre alderskoder, foretages dette på ny.

Ukurante reservedele

Info: En ukurant reservedel er res.dele uden køb og salg indenfor et selvvalgt antal måneder (og har ikke noget med alderskoder at køre). Når en reservedel har status ukurant, betyder det at varen R markeres i Dealerbridge, for de bilmærker der understøtter dette, dvs. andre forhandlere kan se, at man meget gerne vil sælge pågældende reservedel.

1.      I AutoVision hovedmenu:

A.      Vælg ”6 Lager”.

B.      Vælg ”Ukurante reservedele”.

C.      Vælg ”Dannelse af ukurante varer – IML56”.

2.      I Dannelse af ukurante varer - IML56:

A.      Angiv antal i ”Reservedele uden køb og salg indenfor de sidste __ måneder foreslås sat ukurant”.

B.      Det anbefales at sætte flueben i ”Medtag kun res.dele med disp.ant.  > 0”.

C.      Tryk ”F1 Godkend”.

3.      I AutoVision Hovedmenu:

A.      Vælg ”6 Lager”.

B.      Vælg ”Ukurante reservedele”.

C.      Vælg ”Korrektion af ukurante varer - IML57”.

4.      I Korrektion af ukurante varer – IML57:

A.      Vælg om der er varer der skal slettes fra listen, hvor man ikke ønsker at en vare sættes som ukurant eller prisinfo.

B.      Hold øje med kolonnen ”Status”, da den indikerer om status sættes til “U” (Ukurant) eller ”P” (Prisinfo medfører at historik slettes for varen, hvilket måske ikke er hensigtsmæssigt).

5.      I AutoVision Hovedmenu:

A.      Vælg ”6 Lager”.

B.      Vælg ”Ukurante reservedele”.

C.      Vælg ”Accept af ukurante varer - IML58”.

6.      I Accept af ukurante varer – IML58:

A.      Sæt ”J” i ”Ønskes forslag til ukurante reservedele accepteret?”.

B.      Tryk F1 Godkend”.

C.      De ønskede ændringer er hermed foretaget.

Du kan nu lave en korrekt (kalender) årsafslutning på lageret i AutoVision!