Vejledning til forbrugsregnskaber

Vi har her samlet forskellige svar på ofte stillede spørgsmål om forbrugeregnskaber i Vitec§Ejendom V9.
Vi gennemgå hvordan forbrugsregnskaber oprettes, justeres og håndteres.

Vejledning til forbrugsregnskaber

  1. Periode skift (1)

Datoer på ejendommen fane 1 PER/SALDI skal være korrekte.

Oversigten viser alle omfattede beboere. Er periodeskift påkrævet udføres dette automatisk af systemet. Herefter udskrives der en kvitteringsliste.

Hvis der er foretaget periodeskift, sker der ingen ting.

 

  1. Indberet aconto (2)

Her vises en oversigt på skærmen over alle omfattede beboere som indberettes.

Vælg funktion Indberet som danner fil til varme leverandør der udskrives en liste. Filen med acontobeløb skal fremsendes til varmeleverandør, via mail eller deres hjemmeside.

 

  1. Indlæs forbrug (3)

Efter modtagelsen af datafiler fra varmeleverandøren, skal disse indlæses her.

Filerne består af 2 typer, en .txt fil indeholder tilbage-/efterbetaling og en ZIP fil med hver enkelt beboers opgørelse. ZIP filen udpakkes automatisk.

 

  1. Afregn forbrug (4)

Her vises en oversigt af omfattende beboere.

Hvis beboer har forfaldent restance og skal have penge tilbage, modregner systemet automatisk i restancebeløbet.

Kontroller og tilpas Beboere/Fraflyttere og eventuelt tilbageholdelse beløb.

Vælg ”A” for afregning.  Der kan vælges simulering. Der er mulighed for at behandler boende og fraflyttere for sig.

Er simulering fravalgt danner systemet efter-/tilbagebetaling og eventuelt tilbageholdelse beløb som beboerydelse til næstkommende opkrævning.

Der udskrives i alle tilfælde en kvitterings liste.

 

 

  1. Forsendelse (5)

Her bestilles flettebrev med oplysning om tilbage-/efterbetaling og eventuelt tilbageholdelses beløb samt ny aconto betaling. Ligeledes vedhæftes automatisk de detaljeret opgørelser fra varme/vand leverandør (pdf-dokumenter. Disse dokumenter skal ligger under X:\Forbrug\ADM\.

Flettebrev og opgørelserne gemmes automatisk under F11 på beboer.

Forsendelse 5.7.3-5

Vælg funktion Forsendelse

Denne funktion danner et flettet dokument over det endelige resultat med oplysning om

efter-/tilbagebetaling på den enkelte beboer. Ligeledes vedhæftes den detaljeret opgørelser fra varme-/vand leverandør (Ista, Brunata, Techem), kontrollere at filerne ligger under X:\Forbrug\ADM1

Eksempel:

Der er muligt at vælge fra til hvilket lejemål sendes varme/vand opgørelsen ved at indtaste i dialogboksen de ønskede lejemål, beboer nummer.

Forsendelses dialogboks (endelig igangsættelse)

Efter godkend kommer nedenstående dialogboks som man skal udfylde/kontrollere.

I feltet forsendelsesmetode kan man trykke 0 (nul) som undertrykker bestilling, typisk ved print af opgørelsen. Bemærk at print kun udskriver flettebrevet, ikke de vedhæftet dokumenter.

Til slut kommer en godkend boks på skærmen og herefter igangsættes mail proceduren.
Vi anbefaler,at man har mail med sendt post åben til kontrol, man i øvrigt ikke laver andet på PC’en mens systemet arbejder med breve og mails.

Genkørsel  7.4

Denne oversigt viser alle forsendelser og status på den enkelte kørsel.

Man kan højreklikke på en linje for at genstarter kørsel derfra hvor den er stoppet.

 

Oversigt: 5.7.3-O

Oversigten indeholder administrators ejendomme. Blank medarbejder viser alle ejendomme.

Nedenstående eksempel viser 3 ejendomme med forskellige status.

Ejd.902 mangler oprettelse i forbrugsregnskaber til videre behandling. (det gør du ved at højreklikke på linjen og vælger Opret).

Ved opret foretager systemet automatisk periodeskift hvis det ikke er udført og er nu klar til indberetning (trin2).

Ejd. 1002- periodeskift er udført og indberetning af aconto mangler. Du kan altid se status på en ejendom hvor langt den er i forløbet på alle fane 1 til 5.

Ejd. 3602- er afregnet som betyder at beboerydelse med efter-/tilbagebetaling og eventuelt tilbageholdelse beløb er dannet og klar til opkrævning. Der mangler blot fremsendelse af brev til beboer med vedhæftning af opgørelsen fra Brunata, Ista, Techem.