Vejledning til forbrugsregnskaber

1. Periode skift (1)

Datoer på ejendommen fane 1 PER/SALDI skal være korrekte.

Oversigten viser alle omfattede beboere. Er periodeskift påkrævet udføres dette automatisk af systemet. Herefter udskrives der en kvitteringsliste.

Hvis der er foretaget periodeskift, sker der ingen ting.

2. Indberet aconto (2)

Her vises en oversigt på skærmen over alle omfattede beboere som indberettes.

Vælg funktion Indberet som danner fil til varme leverandør der udskrives en liste. Filen med acontobeløb skal fremsendes til varmeleverandør, via mail eller deres hjemmeside.

3. Indlæs forbrug (3)

Efter modtagelsen af datafiler fra varmeleverandøren, skal disse indlæses her.

Filerne består af 2 typer, en .txt fil indeholder tilbage-/efterbetaling og en ZIP fil med hver enkelt beboers opgørelse. ZIP filen udpakkes automatisk.

4. Afregn forbrug (4)

Her vises en oversigt af omfattende beboere.

Hvis beboer har forfaldent restance og skal have penge tilbage, modregner systemet automatisk i restancebeløbet.

Kontroller og tilpas Beboere/Fraflyttere og eventuelt tilbageholdelse beløb.

Vælg ”A” for afregning.  Der kan vælges simulering. Der er mulighed for at behandler boende og fraflyttere for sig.

Er simulering fravalgt danner systemet efter-/tilbagebetaling og eventuelt tilbageholdelse beløb som beboerydelse til næstkommende opkrævning.

Der udskrives i alle tilfælde en kvitterings liste.

5. Forsendelse (5)

Her bestilles flettebrev med oplysning om tilbage-/efterbetaling og eventuelt tilbageholdelses beløb samt ny aconto betaling. Ligeledes vedhæftes automatisk de detaljeret opgørelser fra varme/vand leverandør (pdf-dokumenter. Disse dokumenter skal ligger under X:\Forbrug\ADM\.

Flettebrev og opgørelserne gemmes automatisk under F11 på beboer.

Forsendelse 5.7.3-5

Vælg funktion Forsendelse

Denne funktion danner et flettet dokument over det endelige resultat med oplysning om

efter-/tilbagebetaling på den enkelte beboer. Ligeledes vedhæftes den detaljeret opgørelser fra varme-/vand leverandør (Ista, Brunata, Techem), kontrollere at filerne ligger under X:\Forbrug\ADM1

Eksempel:

Der er muligt at vælge fra til hvilket lejemål sendes varme/vand opgørelsen ved at indtaste i dialogboksen de ønskede lejemål, beboer nummer.

Forsendelses dialogboks (endelig igangsættelse)

Efter godkend kommer nedenstående dialogboks som man skal udfylde/kontrollere.

I feltet forsendelsesmetode kan man trykke 0 (nul) som undertrykker bestilling, typisk ved print af opgørelsen. Bemærk at print kun udskriver flettebrevet, ikke de vedhæftet dokumenter.

Til slut kommer en godkend boks på skærmen og herefter igangsættes mail proceduren.
Vi anbefaler,at man har mail med sendt post åben til kontrol, man i øvrigt ikke laver andet på PC’en mens systemet arbejder med breve og mails.

Genkørsel  7.4

Denne oversigt viser alle forsendelser og status på den enkelte kørsel.

Man kan højreklikke på en linje for at genstarter kørsel derfra hvor den er stoppet.

Oversigt: 5.7.3-O

Oversigten indeholder administrators ejendomme. Blank medarbejder viser alle ejendomme.

Nedenstående eksempel viser 3 ejendomme med forskellige status.

Ejd.902 mangler oprettelse i forbrugsregnskaber til videre behandling. (det gør du ved at højreklikke på linjen og vælger Opret).

Ved opret foretager systemet automatisk periodeskift hvis det ikke er udført og er nu klar til indberetning (trin2).

Ejd. 1002- periodeskift er udført og indberetning af aconto mangler. Du kan altid se status på en ejendom hvor langt den er i forløbet på alle fane 1 til 5.

Ejd. 3602- er afregnet som betyder at beboerydelse med efter-/tilbagebetaling og eventuelt tilbageholdelse beløb er dannet og klar til opkrævning. Der mangler blot fremsendelse af brev til beboer med vedhæftning af opgørelsen fra Brunata, Ista, Techem.

Periodeskift 5.7.3-1

Når denne fane vælges foretager systemet automatisk periodeskift, hvis det ikke er allerede foretaget.

Periodeskiftet bliver dannet i oversigt.

Funktioner.

Slet(S)             

Sletter data for forbrugsregnskab, anvendes hvis regnskabsdatoer eller aconto er forkerte og man ønsker at starter forfra i processen. Bemærk hvis du har kørt afregning som har opdateret efter-/tilbagebetaling på beboer fane 2, samt eventuelt regulering på lejemål, skal disse slettes efterfølgende.

Dette kan man gøre under 5.6.8.2-2 (slet beboerydelse) og 5.6.8.7-1 (slet regulering)

Efter sletning skal du lave periodeskift manuelt under 5.7.1.1-1 og indtast datoer for forbrugsregnskabet og transkoden for aconto varme/vand.

Der er muligt at trykke F2 under transkoder og vælger det rigtige transkode til aconto varme/vand

Hent(H)        

Opdaterer forbrugsdata (hvis data har ændret sig på beboer saldo felter fane 5).

Følgende felter hentes fra beboer: indflytning/fraflytning, aconto og forbrug. Ligeledes tilføjes/fjernes beboer i oversigten.

Indberet 5.7.3-2

Her foretages den endelige indberetning af aconto indbetalinger på de enkelte beboere til varme/vand leverandør. Husk at oplyse varme-/vandleverandøren at I ønsker at modtage opgørelserne som ZIP-fil.

Vælg funktion Indberet og nedenstående dialogboks fremkommer.
Vælg indberet typen (1= Brunata, 2 = Ista/Techem ) i feltet indberet fil bør du blot kunne trykke [Enter] ellers tryk [F2] hvis du vil placere filen et andet sted

Efter godkend dannes en kvittering på de omfattede beboere.

Kontroller via stifinder at filen til data leverandør er dannet i mappen.
Mappen dannes automatisk af systemet med primo datoen for varme/vand regnskabet og ejendoms nummer.
Filen overskrives hver gang kørslen Indberet foretages.

Indlæs forbrugstal 5.7.3-3

Efter modtagelsen af datafilerne fra varme/vand leverandør skal de indlæses i Vitec.

Vælg funktion Indlæs dialogboks fremkommer.

Der er mulighed for simulering.

Forbrugsfil er det filformat som Vitec skal bruge for at indlæse filen.

Forbrugsfilen henter du ved at trykke [F2] og vælge filen via stifinderen.

Leverandør- her skal angives den leverandør du har modtaget opgørelserne fra (Pfd filer).

Forbrugs PDF-Zip fil – tryk [F2] og find Zip-filen via stifinderen.

Tryk på Godkend.

Afregning 5.7.3-4

I nedenstående oversigt kan man ændre en boende beboer til type F=fraflytter således at beboer kommer over i gruppen fraflyttere. Har kun betydning hvis man ønsker at behandle boende og fraflyttere i hver sin kørsel.

Systemet udfylder automatisk kolonnen tilbagehold hvis beboer skal have penge tilbage og har forfalden restance dags dato. Dette felt kan ajourføres og feltet skifter farve til blå og det vil fremgår på listen at feltet er rettet manuelt (M).

Vælg funktion Afregning

Afregning - danner poster til næstkommende opkrævning.           

Danner beboerydelser med efterbetaling- eller tilbagebetalingsbeløb samt eventuelt tilbageholdelsesbeløb til kommende opkrævningskørsel.  

Samtidig er det her muligt at ændre ny aconto via en regulering.

Der er mulighed for simulering som betyder listen udskrives, men der foretages ingen opdatering af data på beboer.
Boende og fraflyttere kan behandles samlet i en kørsel eller hver for sig ved angivelse af flueben.
Der vises antal af efter-/tilbagebetaling i alt for henholdsvis de boende og fraflyttere.
Datoen for efter-/tilbagebetaling foreslår systemet næstkommende opkrævning som kan ændres.
Transkoder henter systemet automatisk under 5.9.1.7.
Hvis beboer skal have penge tilbage og har forfaldent saldo d.d. vil systemet automatisk modregner på næstkommende opkrævning med transkoden under ”Tk modregn restance”.

Regulering af ny fremtidige aconto

Yderligere kan fremtidige aconto blive reguleret på lejemålet på de beboere der skal efterbetale.
Ønskes dette skal flueben sættes i ”Regulering ny aconto v. efterbetalere”. Herefter skal dato for ikrafttrædelse og procentsats samt eventuelt afrunding angives.

Her har vi valgt at regulere ny aconto per den 01.12.2022 med en procentsats på 110% og afrunding hele 10kr.
Ny aconto beregnes ud fra forbruget på den enkelte beboer og der oprettes en regulering linje med resultatet på lejemålet.

Eksempel: 2042-0005-05 har et forbrug på 13.583,47 kr.
Nuværende årlige aconto varme er 14.160,00 per termin 1.180,00.

Ny årlige aconto udregnes således: 13.583,47 x 110% = 14.941,81. Ny aconto per termin 1.245,15 afrundet hele 10,00 = 1.250,00 per termin.

Eksempel :

R betyder at ny aconto er reguleret på lejemålet og blank betyder uændret aconto.