Forløbet

Indledning

Foran jer ligger der et stort projekt der kræver den størst mulige opmærksomhed for alle i forretningen. Alle fra fejedreng til topledelsen.

AutoVision favner hele jeres forretning digitalt. Hele forretningen med alle jeres afdelinger og medarbejdere og data skal ”bygges op” i AutoVision.

I den kommende periode hen mod selve overgangen kommer I i tæt dialog med vores supportere der skal vide så meget som muligt om jeres forretning og data, for at kunne opbygge AutoVision, så vi har færrest mulige ændringer efter overgangen.

Der vil være opgaver som AutoVision-teamet ikke kan håndtere på forhånd eller undervejs. Det er jeres personales tilgang og syn på overgangen. Det er jeres opgave at få forankret denne omstilling hos jeres medarbejdere, så de ikke ser overgangen som et overgreb eller en umulig omstilling – for det er det ikke! Med den rigtige indstilling lykkes det og ofte ser medarbejderne nogle optimeringer, som faktisk hjælper dem i hverdagen.

Derfor kan vi ikke lægge nok vægt på den forankring som I som ledere skal i gang med nu!

Vi har derfor lavet denne vejledning med tips og tricks til forankring, omstilling og indstilling hos jeres medarbejdere.

Vi har bygget det op i simple afsnit som man kan dykke ned i og tage op og anvende direkte i eks. en medarbejdersamtale eller på personale/afdelings møder.

AutoVision-teamet står naturligvis til rådighed under hele forløbet og hører gerne om udfordringer på de interne linjer. Det giver os en bedre forberedelse så vi ved hvor vi evt. skal træde forsigtigt eller ændre på vores processer.

Forankring

Få medarbejdere med på vognen!

Der er ikke en universal opskrift på hvordan I får medarbejderne med. For det er forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads og medarbejder til medarbejder.

I kender bedst jeres medarbejdere og ved bedst, hvordan de skal tackles i ukendt land.

Om det er flere personalemøder, 1-1 samtaler, eller flere afdelingsmøder er op til jer at beslutte.

Grunden til at man skal forankre omstillinger som eks. overgang til nyt It-system er, at medarbejderne ikke har været involveret i beslutningen oprindeligt eller måske har forståelse for, hvad der skal ske.

Den menneskelige natur gør at vi pr. automatik stopper op og gør modstand mod nyt, da det gamle jo fungerer.

Denne modstand skal afmonteres. Det er både for arbejdspladsens skyld men også for den enkelte medarbejder, som skal være med på vognen i processen.

To-Do liste

Info til medarbejdere

Forklar hver afdeling, hvad der kommer til at ske i forløbet.

Skemaer til udfyldelse vedr. forretning til AutoVision-teamet
Kursus i AutoVision
Opstartsdage on-site i forretningen
Generel kommunikation med AutoVision-teamet fra den enkelte afdeling

Gør det visuelt synligt for medarbejderne, hvad der skal ske og hvornår det skal ske.

Det kan være datoer der sættes i medarbejdernes kalendere
Det kan være jeres whiteboard tavler, hvor uger og datoer skrives, så alle medarbejdere ser dem hver dag

Opret meget gerne en projektgruppe bestående af folk fra:

Bogholderi
Lager
Værksted
Ledelsen

Disse medarbejdere skal medvirke til at få forankret overgangen ud i alle kroge af virksomheden så alle ved, hvad der kommer til at ske. Det giver ro og forståelse.

Find også gerne nogle der kan være Ambassadører eller Superbrugere for AutoVision. Det bør være nogle medarbejdere der forstår, at AutoVision er et nyt system, men et system der som udgangspunkt kan de samme basale funktioner – bare på en anden måde, dvs. ikke bare 1:1. Disse Ambassadører kan så hjælpe til med overgangen internt og hjælpe dem der ikke er så IT-kyndige i forretningen.

Sæt medarbejdere ind i datoerne som vi sender i køreplanen ca. 1. mdr. før.

Sæt gerne datoerne i alles kalendere så det er tydeligt, hvornår der skal ske noget og hvad der skal ske.

OBS - Det er vigtigt at I selv tager backup af fjernskrivebord, hvis I kører med dette!

OBS - Det er vigtigt at finde ud af hvad der skal ske med jeres mail-konti, Microsoft Office og gemte filer på fjernskrivebordet på et tidligt tidspunkt. Ovenstående er ikke noget vi konverterer eller gør noget ved.

Aktivitet i afdelingerne

Det er vigtigt at sænke aktivitetsniveauet på værksted, lager og i bogholderiet i de dage, hvor vi er fysisk til stede og giver sidemands oplæring i AutoVision.

Andre forandringer

Hvis I påtænker at skulle have eksempelvis nye computere, ny router/internetforbindelse, ny printer eller andre IT relaterede ting, er det vigtigt at det ikke sker i opstartsdagene, men i stedet for i god tid før opstarten eller efter opstarten.
Vores erfaringer viser at det giver for meget støj under opstarten, bl.a. at skulle lede efter passwords til div. logins i browseren som er gået tabt, opsætte ny router med IP adresser osv.

Får medarbejderne ikke lært, hvad de skal på hhv. kursus og opstartsugen, så kommer I hurtigt bagefter i jeres produktion og belaster jeres egne medarbejdere, som kommer til at skulle bruge tid med vores support om basisviden i stedet for korrekt brug af systemet.

Gode råd – ready to go

Vi har sat flueben () ved de punkter som er lige til at tage fat i og forklare videre til den enkelte medarbejder eller gruppe.

Bogholdere / regnskabsmedarbejdere

Regnskabsmedarbejdere og bogholdere er nogle vigtige brikker i overgangen, da de har nogle vigtige rutiner i systemet.

Det er derfor vigtigt, at denne gruppe er deltagende helt fra start af. De bør derfor indgå i en projektgruppe.

Gruppen kommer til at være i tæt dialog med vores bogholderiansvarlige supportere under hele forløbet.
Bogholdere, regnskabsmedarbejdere og økonomi-folk skal på kursus af 1 dags varighed, hvor AutoVision-teamet er til stede hos jer.

Det er vigtigt for denne gruppe at vide, at de kommer til at drive deres funktion (bogføring, fakturering etc.) i AutoVision. Udseendet er anderledes, knapper og genveje er anderledes.
Der vil være en del tid der går til kommunikation med AutoVision-teamet om bogholderi tekniske spørgsmål. Derfor bør dette gøres klart tidligt for denne gruppe.
Tilgængelig for kommunikation.

Værkførere/indskrivere

Medarbejderne skal vide, at de skal på kursus af 1 dags varighed inden opstartsugen. I opstartsugen er AutoVision-teamet til stede hos jer. Det er derfor MEGET vigtigt, at der er lav aktivitet på værkstedet i ugen og at medarbejdere ikke afholder ferie, samt kun deltager i andre absolutte nødvendige ting.

Find en eller flere ”Ambassadører” for overgangen i værkstedsgruppen, som bliver inddraget i processen tidligt.
Værkstedschefen/værkføreren kommer til at være i tæt dialog med AutoVision-teamet.
Der vil være en del tid der går til kommunikation med AutoVision-teamet om værksteds spørgsmål. Derfor bør dette gøres klart tidligt for denne gruppe.
Få inddraget en nøglemedarbejder og gør vedkommende til ”Ambassadør” for overgangen, eller giv ansvaret for at blive superbrugere i AutoVision i indskrivningen.

Mekanikere

Få inddraget medarbejderne tidligt.

Mekanikerne skal vide, at de skal lære nyt i opstartsugen, hvor AutoVision-teamet er til stede hos jer, eftersom tidsstemplinger fremover foregår i CarSoft Planneren. Det er derfor HYPER vigtigt, at der er lav aktivitet på værkstedet i opstartsugen.

Lager

Få inddraget nogle nøgle-medarbejdere og gør dem til ”Ambassadører” for overgangen, eller giv dem ansvaret for at blive super-brugere i AutoVision.

Find en eller flere ”Ambassadører” for overgangen i lagergruppen, som bliver inddraget i processen tidligt. Eller giv dem ansvaret for at blive super-brugere i AutoVision.
Der vil være en del tid der går til kommunikation med AutoVision-teamet om lager spørgsmål. Derfor bør dette gøres klart tidligt for denne gruppe.

Pladeværksted

Find en eller flere ”Ambassadører” for overgangen i plade-gruppen, som bliver inddraget i processen tidligt.

Der skal gerne være mindre aktivitet på værkstedet i opstartsugen.

Sælgere

Sælgere skal kun deltage på kurset, såfremt de skal anvende AutoVision til vognfakturering. Såfremt sælgere kun skal oprette arbejdskort, er det noget vi underviser i, når vi er ude hos jer under opstarten.