Finans vejledning

Finans vejledning

Firmaer - 9.1.9.1

I dette program oprettes og ajourføres de firmaer, der skal benyttes i systemet.

Firma	Et 5-cifret nummer (2-99999).
Titel, Navn m.v.	Udfyldes med de relevante oplysninger.
Telefon	Udfyldes med de relevante oplysninger.
eMail1+2	Udfyldes med de relevante oplysninger.
Cvr-nr.	Udfyldes med de relevante oplysninger.
PBS-nr.	Udfyldes med de relevante oplysninger.
FI-Kreditor	Udfyldes med de relevante oplysninger.
Bank reg/kto	Udfyldes med de relevante oplysninger.
Indv. periode	I feltet indeværende periode angives den sidste periode i firmaets regnskabsår – alternativt angives den aktuelle måned i regnskabsåret - eksempelvis: Hvis aktuel måned er oktober og regnskabsåret følger kalenderåret: Indv. periode = 10 Hvis aktuel måned er oktober og regnskabsåret løber fra juli til juni: Indv. periode = 04
Bilagsserie fra firma	Her angives eventuelt nummeret på det firma, hvorfra bilagsnummerering skal hentes, såfremt firmaet ikke kører med egen bilagsnummerering
Start måned år	Her angives startmåned og -år for firmaet - set i forhold til kalenderåret. Eksempel: Hvis regnskabsåret er 2019 og følger kalenderåret: Start per/år = 01/19 Eksempel: Hvis regnskabsåret er 2019 og løber fra juli 2019 til juni 2020: Start per/år = 07/19
Slut måned år	Her angives slutmåned og -år for firmaet - set i forhold til kalenderåret. Eksempel: Hvis regnskabsåret er 2019 og følger kalenderåret: Slut per/år = 12/19 Eksempel: Hvis regnskabsåret er 2019 og løber fra juli 2019 til juni 2020: Slut per/år = 06/20
År	De to sidste cifre i det aktuelle regnskabsår
Regnskab	Uddybende tekst for regnskabet
Periodeantal	Angives med 1-18. Vær opmærksom på, at det periodeantal, der angives her, skal være deleligt med det periodeantal, der er mellem start per/år og slut per/år.
Perioder lukket	Her kan angives antal perioder, der er lukket i regnskabet, således at bogføring ikke kan finde sted
Sidste faktura	Nummeret på den sidst udskrevne faktura
Sidste bilag	Det sidst automatisk benyttede bilagsnummer
Indgående moms	Kontonummeret på konto for indgående moms fra firmaets kontoplan
Udgående moms	Kontonummeret på konto for udgående moms fra firmaets kontoplan
Betalinger	Såfremt Betalingsmodulet haves, angives her kontonummeret på den konto, hvorfra betalinger skal udføres
Årsafslutning	Kontonummeret på årsafslutningskontoen fra firmaets kontoplan
Tilsvar	Kontonummeret på tilsvarskontoen fra firma 1s kontoplan. Skal kun udfyldes for firma 0
Udlæg	Kontonummeret på udlægskontoen fra firma 1s kontoplan. Skal kun udfyldes for firma 0
*Momsfradrag*
Fradrag %	Ud for momssats 1 SKAL angives 100, idet dette felt refererer til den gældende moms i Danmark på 25% - se i øvrigt under Momssatser - 9.1.9.7. Ud for momssatserne 2-9 angives den procentsats, der skal afviges med i forhold til satsen i momssats 1.
Konto	Såfremt det beløb, der ikke er fradragsberettiget, skal bogføres på en anden konto end selve omkostningskontoen, angives kontonummeret her.
Moms konto	Såfremt momsbeløbet skal bogføres på en anden konto end den under Konto moms-I anførte, angives kontonummeret her.
Nyt fradrag %	Såfremt satsen ændres, angives her den nye sats.
Pr. dato	Her angives startdatoen for den ændrede/nye sats.
*Fanen Attestation*
Beløbsgrænse	Her indsættes beløbsgrænsen for den aktuelle attestationsregel.
Godkendelses regel	Her indsættes koderne for, hvem der kan godkende op til beløbsgrænsen. Se nærmere om koder under [F1].

Kontoplaner - 9.1.9.2

I dette program oprettes og vedligeholdes kontoplaner til de firmaer, der har selvstændigt regnskab.

Alle firmaer har efter oprettelsen en tom kontoplan for indeværende regnskabsår. For at redigere i kontoplanen benyttes funktionen Opret linje, eller også vælges at kopiere en eksisterende kontoplan med funktionen Kopier.

Konto	Kontonummeret kan være på 1-7 cifre og er en entydig nøgle til identifikation af kontoen. Nummeret bruges ikke til opstilling af regnskabet - her anvendes alene kontogrupperne - men det er alligevel en god idé at anvende en logisk opbygning af sin kontoplan. Kontoplanen vises altid i kontonummerorden.
Gruppe 1	Gruppetal 1 er kontoens primære regnskabsmæssige placering. Udover at styre kontoens placering i regnskabsopstillinger, gælder følgende: 001 - 499 Indeholder driftskonti, som nulstilles ved årsafslutning 500 - 999 Indeholder statuskonti, som i forbindelse med års-afslutning kan få udgående saldo overført som indgående saldo i nyt regnskabsår.
Gruppe 2	Gruppetal 2 er kontoens sekundære placering i regnskabsopstillinger.
Navn	Kontoens navn på max. 30 karakterer.
Kontotype	Typen benyttes til at knytte specielle funktioner til en konto. Der kan p.t. vælges følgende typer: 00/01 Normal konto (ingen specielle funktioner) 60 Kreditorsamlekonto. Udløser betalingsoverførsel, hvis bruger har dette tilkøbsmodul. 81 Ejendomspostering vedrørende udvendig vedligeholdelse. Hensættelse er kredit- og anvendelse er debetpostering. Typen benyttes på konti for hensat/anvendt udvendig vedligeholdelse. 82 Lejemålspostering vedrørende indvendig vedligeholdelse. Hensættelse er kredit- og anvendelse er debetpostering. Typen benyttes på konti for hensat/anvendt indvendig vedligeholdelse. 83 Beboerpostering vedrørende leje, varme, depositum m.v. Typen benyttes på leje/restancekontoen. 0 Åbningspostering. Under bilagstekst kan man indtaste 99 og bilagsteksten og bilagstypen vil være markæret med lyserød farve. Det kan ikke bogføres en åbningspost på driftskonti, bilagstypen sættes til 1 (normal postering). Åbningspostering er kun tillad med dato primo år. Der valideres ikke ved indtastning, hvorfor det er brugers ansvar, at typen er korrekt angivet.
Momstype	Her angives U for udgående og I for indgående moms. Såfremt kontoen ikke er momsbehæftet, trykkes [mellemrum] i feltet.
Sats	Her angives med et tal fra 1-9, hvilken momssats, der skal benyttes.

Udskrift af kontoplanen kan foretages via Ctrl+p eller under Udskrifter - 9.1.8 - se side 18.

Kopier

Dette program anvendes til at kopiere en kontoplan fra ét firma til et andet.

Kopier fra Firmanummer	Her indtastes nummeret på det firma, kontoplanen skal kopieres fra.
Regnskabsår	Her indtastes regnskabsåret på den kontoplan, der skal kopieres.
Kopier til Firmanummer	Her indtastes nummeret på det firma, der skal modtage kontoplanen.
Regnskabsår	Her indtastes det regnskabsår, kontoplanen skal gælde for.

Standard bilagstekster - 9.1.9.8

I dette program oprettes de bilagstekster, der anvendes i bogføringen. Brugen af standard bilagstekster har to formål:

At lette tekstningen af ofte anvendte posteringstyper
At knytte specielle opdateringsfunktioner til en given postering

Nr.

Et entydigt nummer på maksimalt 3 cifre (1-999) til identifikation af teksten

Tekst

Standardtekst på maksimalt 30 tegn

Type

En 2-cifret type, der har forskellig betydning for, hvorledes posteringen opdateres:

00 FIN Åbningspostering – opdaterer indgående saldo på kontoen

01 FIN Normalpostering – opdaterer kontoen i den aktuelle periode

30 DEB Udligningspostering – til udligning af fakturaer fra Debitormodulet

Modulbetegnelsen angiver, hvilket special modul, der anvender posteringer af denne type. Hvis det ikke har nogen betydning, kan du blot skrive FIN, da systemet forlanger, at feltet skal udfyldes.

Funktioner

Registrering/Opdatering - 9.1.1.1

I dette program registreres samtlige bogføringsposteringer til alle firmaer.

Der kan vælges mellem følgende funktioner:

Åben kladde, Opdater kladde, Slet kladde, Print, Genudskriv, Efterpostering og eXit

Åben kladde

Kladde	Angiv nummeret (1-40) på den finanskladde, der skal benyttes. [F2] giver en oversigt over samtlige kladder – se særlig funktion ved angivelse af firma 0 i afsnittet Faktura/Scan.
Balance denne kladde	Viser kladdens aktuelle balance.
Firma	Indtastes. [F2] giver en oversigt over oprettede firmaer.
Dato	Indtastes. [Enter] = sidst anvendte/indtastede dato.
Bilag	[Enter] giver sidst benyttede bilagsnummer. [0]+[Enter] giver næste bilagsnummer i serien.
Konto	Kontonummer indtastes. [F2] giver en oversigt over firmaets kontoplan.
Bilagstekst	Her indtastes bilagsteksten, med mindre standard bilagsteksterne benyttes, eller der registreres på en konto med kontotyperne 60/81/82/83 - se nærmere herom under Central bogføring nedenfor. [F2] giver en oversigt over oprettede bilagstekster med tilhørende typer
Bilagstype	Viser bilagstypen på posteringen
Beløb	Her indtastes beløbet, der skal registreres. Såfremt beløbet er et kreditbeløb, skal beløbet indtastes med – (minus) før eller efter beløbet [Enter] i feltet vil modpostere det aktuelle balancebeløb for kladden
Moms	Såfremt den konto, der posteres på, er momsbelagt, vil der i feltet være angivet den momssats (1-9), der er tilknyttet kontoen via kontoplanen. Skal momssatsen ændres, tastes tallet på den momssats, der i registreringsøjeblikket skal benyttes. Skal eventuel moms undertrykkes, tastes 0.
B	Angivet med x, hvis der er elektronisk bilag tilknyttet
S	Angivet med x, hvis det er en specialpostering (der eksempelvis påvirker beboer, kreditor m.v.)
Bogføringsår	Viser året for posteringen
Periode	Viser perioden for posteringen
Bogført af	Viser initialerne på den medarbejder, der har registreret posteringen
Firmanavn	Navnet på firmaet
Sagstype	Gælder kun advokatbogholderiet
Inkl. moms på	Viser det eventuelle fulde momsbeløb for posteringen
Indeværende år	Viser indeværende år for regnskabet
Indev. periode	Viser indeværende periode for regnskabet
Kontotype	Viser specialtypen på kontoen, såfremt den er angivet
Kontonavn	Viser navnet på den konto, der er registreret på
Saldo denne konto/sag	Viser den aktuelle saldo – inklusive ikke opdaterede posteringer i samtlige kladder
Ej fradragsb. moms	Viser det eventuelle momsbeløb, der ikke er fradragsberettiget
Saldo	Viser den aktuelle saldo på kontoen - inklusive registrerede men endnu ikke opdaterede posteringer.

Central bogføring

Eksempel på pop-up billede i forbindelse med registrering på konto med kontotype 83 (beboerpostering):

Eksempel på pop-up billede i forbindelse med registrering på konto med kontotype 60 (kreditorpostering):

Opdater kladde

Opdaterer den valgte kladde. Opdatering kan kun finde sted, såfremt balancen i kladden er 0.

Slet kladde

Sletter den valgte kladde.

Print

Udskriver den valgte kladde. Af kladden fremgår posteringsår og -periode, kontonummer, dato, bilagsnummer og -tekst, beløb, opdateringstype samt eventuel angivelse af U/I-moms og sats.

Genudskriv

Genudskriver tidligere bogføringsjournaler efter indtastning af firma, bogførings år samt journalens løbenummer.

Efterpostering

Denne funktion er identisk med funktionen ’Åben kladde’ og kan med fordel benyttes, såfremt der skal registreres efterposteringer i det afsluttede regnskabsår, da man i så tilfælde ikke vil blive advaret om, at der bogføres uden for indeværende regnskabsår.

Faktura/Scan (ekstramodul)

Programmet anvendes til indlæsning af modtagen fakturering fra eMail og scanning.

Funktionen fremkaldes ved, at der i firmanummer tastes [0](nul), hvorefter følgende skærmbillede åbnes:

Indlæs	Fakturaer, der ikke tidligere har været indlæst, indlæses fra eMail.
Ubehandlede	Ubehandlede omfatter fakturaer, indlæst via eMail/Robot (ekstramodul) og fakturaer, der endnu ikke er tildelt nogen medarbejder. [Enter] viser den valgte faktura i PDF-format. Skift mellem bilag og bogføring med [Alt]+[Tab]. Når bilaget er færdigkonteret, trykkes [0] i firma, og programmet er parat til næste bilag.
Tildelt mig	Indlæser de fakturaer, der er tildelt den enkelte medarbejder til viderebehandling og åbner for samme funktioner, som nævnt under Ubehandlede. Hver gang Tildelt mig vælges, tjekkes medarbejderens mappe for nye bilag.
Medarbejder	Funktionen benyttes til indtastning af initialer på den medarbejder, der skal viderebehandle fakturaen.
Indlæs fra Robot	Fungerer på samme måde som Indlæs

Kontokort - 9.1.2

Her vises finanskontokort - sorteret efter kontonummer, periode og dato.

Desuden kan gruppekort vises – sorteret efter gruppe, dato og konto.

Endelig kan der foretages søgning på bilag.

Udskrift at kontokort foretages via Ctrl+p eller under Udskrifter – 9.1.8 – se side 18.

Saldobalancer - 9.1.3

I dette program kan saldobalance for et hvilket som helst firma vises inden for det angivne regnskabsår og periodevalg. Der kan bladres/hoppes i saldobalancen med funktionerne PageUp og PageDown.

Derudover findes funktionen Vis udtog, der slår op på kontoudtoget for den valgte konto indenfor det periodevalg, der er angivet for saldobalancen.

Udskrift af saldobalance foretages via Ctrl+p eller under Udskrifter – 9.1.8 – se side 18.

Regnskaber - 9.1.4

Rapportnavn	Her angives navnet på den rapport, der ønskes benyttet.
Firma	Nummer indtastes. [Enter] i begge sider vælger firma 1.
Regnskabsår	Indtastes eller accepteres med [Enter].
Kontogruppe	Indtastes. [Enter] i begge sider vælger alle grupper.
Kontonummer	Indtastes. [Enter] i begge sider vælger alle kontonumre.
Periode	Indtastes. [Enter] i begge sider vælger fra periode 0 til indeværende periode.
Gruppetal	Her angives, om rapporten skal udskrives efter gruppetal 1 eller 2.
Opstilling	Der kan vælges mellem følgende opstillingstyper: · Primo, Bevægelse, Ultimo · Bevægelse, Ultimo, Budget, Restbudget · Ultimo, Budget, Afvigelse · Bevægelse, Ultimo, Årsbudget, Opnået i % · Ultimo, Sidste år, Budget, Afvigelse · Som type 4, men i blanketversion · Ultimo, Sidste år, Budget, Næste år
Sammendrag	Der kan vælges mellem følgende: N Nej, udskrives i fuld form G Udskrives summeret på grupper K Udskrives i koncernsammendrag
Med budget	Her angives, om eventuelt budget skal medtages
Overskrifter	Her angives, om faste overskrifter på rapporten ønskes medtaget
Konti uden poster	Angiv, om konti uden posteringer i perioden, skal medtages

I øvrigt kan udskrift foretages under Udskrifter – 9.1.8 – se side 18.

Års- og periodeafslutning - 9.1.7

Programmet bruges bl.a. til afslutning af regnskabsperiode og -år i de juridiske regnskaber, som Finansmodulet indeholder.

Hvis årsafslutning udføres uden fejl, vil der komme en boks op efterfulgt af en kvittering med oversigt over status konti.

Hvis simulering er valgt, vil kvittering viser at der blev kørt en simulering og kan køres en årsafslutning uden simulering.

Finans vejledning