Månedsafslutning

OBS: Hvis der er tvivl om hvilke kørsler der er sat op, og hvor der printes mm. så kontakt VItec Datamann support.
Genvej til program navn vist i (parentes), stå i MENU og tast (ALT og P) indtast program navn og enter.

Forberedelse til afslutning af måned.

• Bank:
  Bogfør så meget som muligt for den måned der skal lukkes.
• Kasse:
  Afstem kontant kasser ved arbejdsdags ophør, luk kassen samt kortterminal .
• DocuBizz:
  Overfør alle fakturaer relevante den måned der skal lukkes. Er der kommet fakturaer vedr. senere måned, kan disse med fordel blive i DocuBizz.

Uafsluttede ordrer - IMO05.
Liste over uafsluttede ordrer til, køres i ”Uafsluttede ordrer – IMO05”.
Feltet ”Rep.start” er som standard udfyldt med dags dato. Tag stilling til om dette er den ønskede dato. Ønskes alle uafsluttede ordrer på listen, uanset rep.start dato, udfyldes ”Rep.start” i det højre felt med en fremtidig dato.
Listen dannes herefter til Spool.

Lagerværdi og nedskrivning - IML21+IML07
Lagerstatusliste og liste over reservedeledele opdelt ift. alderskoder er typisk lister der dannes automatisk om natten ifm. månedafslutning på lageret.
For at finde listerne, åbnes Spool og vælges ”Vis alle til/fra". Herefter de kan findes ved at søge på henholdsvis ”lagerstatus” og ”alderskode”. (sæt prikken i ”Skal indeholde” før søgning)
Ikke alle kunder har automatisk mdr.afslutning opsat på lageret. (og hermed dannelsen af disse lister pr. automatik)
Hvis man ikke har automatisk månedafslutning, skal ”Mdr.afslutning & alderskode beregn - IML21” og ”Lagerstatusliste - IML07” som udgangspunkt køres manuelt hver måned. Typisk af lagerchefen.
Køres disse manuelt, skal man som udgangspunkt altid gøre det den sidste dag i måneden, efter der ikke udføres yderligere arbejde, som kan ændre økonomien på lageret.

Kontakt Vitec Datamann for pris/opsætning, hvis I ønsker automatisk månedafslutning. 

Ved manuel månedafslutning, tages stilling til om uafsluttede ordrer skal fratrækkes.
I feltet ”Fratræk antal på uafsluttede ordre til og med dato” sættes J/N/A til en af flg:

• Ja = Reservedele, der er noteret på uafsluttede ordrer til og med den indtastede rep.start dato, bliver ikke talt med som lagerværdi.
  Benytter man bogføring af igangværende arbejde, skal der skrives J.
• Nej = Reservedele, der er noteret på uafsluttede ordrer, bliver talt med som lagerværdi.
  Hvis du ikke benytter bogføring af igangværende arbejde, skal der skrives N.
• Alle uanset dato = Reservedele, der er noteret på uafsluttede ordrer, uanset rep.start dato, bliver ikke talt med som lagerværdi.
  Hvis du ikke benytter bogføring af igangværende arbejde, skal der skrives N.

Nedskrivning af reservedele - IML67
Ønsker I at nedskrive reservedele ifm. månedafslutning, findes separat vejledning i dette i vejledningen "Årsafslutning på lager".

OBS: Dette er en anbefaling med hvilke punkter en månedafslutning i AutoVision bør omfatte.

Genvej til programnavn vist i (parentes) åbnes ved at stå i AutoVision hovedmenuen og herefter tast ALT+P hvorefter programnavnet indtastes og man trykker så på Enter, hvorefter programmet åbnes.

1. Månedafslutning på lager inkl. lagerstatusliste og reservedele fordelt på alderskoder.
Lagerstatusliste og liste over reservedele opdelt efter alderskoder, er typisk lister der sættes til dannelse automatisk om natten ved lagerets månedafslutning.
For at finde disse lister, skal man åbne Spool og trykke ”Vis alle til/fra”, hvorefter listerne kan findes ved at søge på henholdsvis ”lagerstatus” og ”alderskode” (sæt prikken i ”Skal indeholde” før søgning). 

Ikke alle kunder har automatisk månedafslutning opsat på lageret. Hvis dét er tilfældet, skal ”Mdr.afslutning & alderskode beregn - IML21” og ”Lagerstatusliste - IML07” som udgangspunkt køres manuelt hver måned, typisk af lagerchefen. Køres disse manuelt, skal man som udgangspunkt ALTID gøre dette den sidste dag i mdr. efter at der ikke laves yderligere, som ændrer noget økonomisk på lageret.
Kontakt Vitec Datamann for pris/opsætning, hvis det ønskes at dette sker automatisk hver mdr. 

Kører man disse 2 programmer manuelt, skal man tage stilling til om uafsluttede ordrer skal fratrækkes.
I feltet ”Fratræk antal på uafsluttede ordre til og med dato” sættes J/N/A:

• Ja = Reservedele noteret på uafsluttede ordrer, til og med den indtastede rep.start dato, ikke talt med som lagerværdi. 
  Hvis du benytter bogføring af igangværende arbejde, skal der skrives J.
• Nej = Reservedele noteret på uafsluttede ordrer bliver talt med som lagerværdi.
  Benyttes ikke bogføring af igangværende arbejde, skal der skrives N. 
  N bruges også ved afstemning af lagerstatuslisten imod finans. Dette beskrives i et punkt senere I vejledningen.
• Alle uanset dato = Reservedele noteret på uafsluttede ordrer, uanset rep.start dato, bliver ikke talt med som lagerværdi.

2. Nedskrivning af reservedele
Ønsker I at nedskrive reservedele ved månedafslutning, findes en separat vejledning; "Årsafslutning på lager".

3. Uafsluttede ordrer
Listen over uafsluttede ordrer til afstemning af igangværende arbejde, køres i ”Uafsluttede ordrer – IMO05”.
Feltet ”Rep.start” er som standard udfyldt med dags dato. Datoen kan ændres efter behov.
Ønskes alle uafsluttede ordrer på listen, udfyldes ”Rep.start” i det højre felt til en dato i fremtiden.

Listen dannes herefter til Spool.

4. Bogfør kasse, bank og kreditor vedr. afsluttet måned 
Bogfør bank og kasse for den afsluttede måned. Poster vedr. ny måned bogføres ikke. 
Bogfør kreditorfakturaer vedr. den afsluttede måned. (kontroller IML70/KMF02/DocuBizz) 
Afstem kortterminal i forhold til bank. Ikke afregnede bilag, kan evt. bogføres på en hensættelses-konto ved månedafslutning.
Husk evt. at kontrollere Nets. 
Udskriv en balance til brug ved afstemning.
Afstem banken mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem evt. i et afstemningsark.

5. Debitorer
Kør en åbenpost udligning (IMD29)
Udskriv en åbenpostliste og kontroller (IMD23)
Tip! Benyttes Excel kommer der ikke en sammentælling i bunden af listen.

Afstem debitorsamlekonti mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem evt. i et afstemnings-ark.
Tip! Stemmer den ikke, kontrollér da om der evt. er bogført direkte på samlekonto (posteringkode = N).

6. Kreditorer 
Kør en åbenpost udligning. (IMK29)
Udskriv åbenpostliste og kontrollér. (IMK23)
Afstem løbende modtagne kontoudtog fra kreditorer.
Tip! Benyttes Excel, kommer der ikke en sammentælling i bunden af listen.

Afstem kreditorsamlekonti mod finans. Udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et afstemnings-ark.
Tip! Stemmer de ikke, kontrollér da om der er bogført direkte på samlekonto (posteringkode = N).

7. Vogne 
Udskriv vognlagerliste. (IMV25)
Udskriv vognsalgsliste. (IMV14)
Find vogne der er blevet om-disponeret og skal skrottes.

Afstem vognlager og vognsalg mod finans. Ddskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et afstemnings-ark. 
Tip! Er der difference på vogne, kør da "Vognkort" (IMV17) ud med kriterier: "Kun solgte vogne med saldo forskellig fra 0".
En solgt vogn skal altid gå i 0.
Findes der vogne på denne liste, kontakt Vitec Datamann.

8. Lager afstemning imod finans
Se punkt 1 i vejledningen her, hvordan man finder lagerstatuslisten til brug for afstemning af lageret imod finans.

Når der afstemmes til finans skal lagerstatuslisten, hvor varer på uafsluttede ordrer ikke er fratrukket beholdning, anvendes. Dette ses øverst på listen, hvor der vil stå ”Varer på uafsluttede ordrer er ikke fratrukket beholdning”. 

Bogfør evt. uafsluttet arbejde.

Afstem lageret mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et afstemnings-ark.

9. Servicekontrakter  
Udskriv statusliste servicekontrakter. (IMO27)
Opgør udløbene kontrakter, fakturaer, overkørte km. mm. 
Afstem servicekontrakter mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et afstemnings-ark.

10. Lukning af månederne    
Hvis måneden skal lukkes så der ikke længere kan bogføres, gøres det ved at vælge:

• Debitor – Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning IMD06.
• Kreditor – Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning IMK06.
• Finans - Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning med kontoudtog IMF10.
• Vogn – Måneds kørsler – Periodeafslutning for vognsalg IMV24.
• Lager – Måneds/årskørsler – Mdr.afslutning lager & alderskode beregn IML21. (Kører ofte automatisk eller udføres af lagerchef, som beskrevet tidligere i punkt 1)

Lukning kan også gøres ved at gå i System –> Finanssystem –> Firmaoplysninger KMA03.

• Her rettes periodeafslutnings-måned for henholdsvis debitor, kreditor, finans og vogn.
  Lager må ikke rettes manuelt, da den ændres via lageret hver måned, som beskrevet i punkt 1.

I eksemplet herunder er måned 8 for lager lukket for bogføring. De andre måneder er lukket for måned 7 (juli).

 
Sidst afsluttede regnskabsår må kun rettes i forbindelse med regnskabs afslutning og skal altid stå som det år der er senest afsluttet.