Månedsafslutning

OBS: Hvis der er tvivl om hvilke kørsler der er sat op, og hvor det printes mm. så kontakt Vitec-Datamann support.
Genvej til program navn vist i (parentes), stå i MENU og tast (ALT og P) indtast program navn og enter.

Forberedelse til afslutning af måned

1. Bank Bogfør så meget som muligt for den måned der skal lukkes.
2. Kasse Afstem kontant kasser – ved arbejdsdags ophør, luk kassen samt kortterminal
3. DocuBizz Overfør alle fakturaer vedr. den måned der skal lukkes. Er der kommet fakturaer vedr. næste måned, kan disse med fordel blive i DocuBizz.

UAFSLUTTEDE ORDRER:

1. IMO05 Uafsluttede ordre, til afstemning af igangværende arbejde.
   Bemærk, denne bliver evt. kørt i forbindelse med den almindelige månedsafslutning.

LAGERVÆRDI OG NEDSKRIVNING

1. IML21 Periodeafslutning af lager, skal køres den sidste arbejdsdag i måneden.
2. Lagerværdi/alderskode listen er færdigdannet, når side antal er vist i SPOOL. Afstem listen over til finansbalance.
   Bemærk, denne bliver evt. kørt i forbindelse med den almindelige månedsafslutning.

IML07 Lager statusliste.

1. Denne liste er ofte sat op til at dannes automatisk, kontakt Vitec Datamann hvis der er tvivl om dette.
   BEMÆRK: I feltet ”Fratræk antal på uafsluttede ordre til og med dato” sættes J/N efter flg. udsagn:
2. JA så bliver reservedele, der er noteret på uafsluttede ordre, IKKE talt med som lagerværdi
   Hvis du benytter, bogføring af igangværende arbejde, skal der skrives J.
3. NEJ så bliver reservedele, der er noteret på uafsluttede ordre, talt med som lagerværdi.
   Hvis du IKKE benytter, bogføring af igangværende arbejde, skal der skrives N.

IML67 Nedskrivning af reservedele.

1. Det anbefales at køre nedskrivningen baseret på alderskode, ikke salgsdato. Sæt ”prik” i feltet alderskode. Til og fra alderskode felterne udfyldes. F.eks. 5 til 6.
   Ydermere anbefales det at vælge ”procentsats der skal nedskrives til”. Dette betyder at hvis en vare har samme alderskode to år i træk, vil dette ikke påvirke lagerværdien, når nedskrivningen køres anden gang.
2. Det kan anbefales at køre nedskrivningen med ”N” i feltet ”Ønskes opdatering af lager foretaget”. Herved kan man se i Spool listen, hvad nedskrivningen beløber sig til. Når nedskrivningen er kørt med ”J”, skal finansen reguleres med det beløb som står på listen.

Obs. Har man forskellige lagerkonti, opdelt pr. varegruppe, skal nedskrivning køres separat for hver varegruppe

OBS: Dette er en anbefaling fra AutoVision, med hvilke punkter en månedsafslutning i AutoVision bør omfatte.

Genvej til program navn vist i (parentes), stå i MENU og tast (ALT og P) indtast program navn og enter.

Spool/printer

1. I spool eller printer, alt efter jeres opsætning, skal de lister der er kørt automatisk om natten findes og evt. printes.
2. Lagerstatuslisten samt uafsluttede ordrer er typisk lister der sættes til dannelse om natten. Kontakt evt. Datamann support for at høre hvad der er sat op til jer.
3. Bogfør kasse, bank og kreditor vedr. afsluttet måned.
4. Bogfør bank og kasse for den afsluttet måned, poster vedr. ny måned bogføres ikke.
5. Bogfør kreditorfakturaer vedr. den afsluttet måned. (kontroller IML70/KMF02/DocuBizz)
6. Afstem kortterminal i forhold til bank. Ikke afregnet bilag, kan evt. bogføres på en hensættelseskonto ved månedsafslutning.
7. Husk evt. at kontrollere Nets.
8. Udskriv en balance til brug ved afstemning.
9. Afstem banken mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.

Debitorer

1. Kør en åbenpost udligning (IMD29)
2. Udskriv en åbenpostliste og kontroller (IMD23)
   Tip! Benyttes Excel kommer der ikke en sammentælling i bunden af listen.
3. Afstem debitorsamlekonti mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
   Tip! Stemmer den ikke, kontrollér da om der evt. er bogført direkte på samlekonto (posteringkode = N).

Kreditorer

1. Kør en åbenpost udligning (IMK29)
2. Udskriv åbenpostliste og kontroller (IMK23)
3. Afstem løbende modtagne kontoudtog fra kreditorer
   Tip! Benyttes Excel kommer der ikke en sammentælling i bunden af listen.
4. Afstem kreditorsamlekonti mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
   Tip! Stemmer den ikke, kontrollér da om der evt. er bogført direkte på samlekonto (posteringkode = N).

Vogne

1. Udskriv vognlagerliste (IMV25)
2. Udskriv vognsalgsliste (IMV14)
3. Find vogne der er blevet om disponeret og skal skrottes
4. Afstem vognlager og vognsalg mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
   Tip! Er der difference på vogne kør da vognkort (IMV17) ud med kriterier = Kun Solgte vogne med saldo forskellig fra 0. En solgt vogn skal altid gå i 0. Findes der vogne på denne liste, kontakt Vitec Datamann.

Lager

1. Den sidste dag i måneden, køres automatisk mdr. afslutning på lageret og der dannes en lagerstatusliste, som kan findes i spool eller printer, alt efter opsætning. Den kan findes i spool ved at trykke F8 Vis alle til/fra, søg efter listen ”lagerstatus” Når der afstemmes til finans, skal listen uden fratrukket uafsluttet ordre benyttes.
2. Bogfør evt. uafsluttet arbejde.
3. Afstem lageret mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
4. Såfremt listen ikke er sat op til automatisk kørsel, kontakt supporten for pris og opsætning.

Servicekontrakter

1. Udskriv statusliste servicekontrakter (IMO27)
2. Opgør evt. udløbne kontrakter, fakturer overkørte KM. mm.
3. Afstem servicekontrakter mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.

Lukning af månederne

1. Hvis det ønskes at lukke måneden, så der ikke længere kan bogføres i denne, gøres dette ved at vælge:
2. Debitor – Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning IMD06
3. Kreditor – Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning IMK06
4. Finans - Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning med kontoudtog IMF10
5. Vogn – Måneds kørsler – Periodeafslutning for vognsalg IMV24
6. Lager – Måneds/årskørsler – Mdr.afslutning lager og alderskode beregn IML21 (Bør lagerchef altid gøre). Hver opmærksom på om der kører nogle lister automatisk.
   Det kan også gøres ved at gå i System – Finanssystem – Firmaoplsyninger KMA03
7. Her rettes periode afslutningsmåned for hhv. debitor, kreditor, finans og vogn. Lager må IKKE rettes manuelt, da denne bør køres via lageret HVER måned.

I eksempel herunder er måned 8 for lager lukket for bogføring. De andre måneder er lukket for måned 7 (Juli).

OBS: Sidst afsluttede regnskabsår må KUN rettes i forbindelse med regnskabsafslutning, og skal altid stå som det år der er afsluttet.