Lagerbogføring – IML70

Lagerbogføring – IML70 bruges på forskellige måder, alt efter om man har tilkøbt lagerbogførings modul eller ej.
For at finde ud af om man har tilkøbt lagerbogførings modul, åbnes ”Lagerbogføring – IML70” og der undersøges om man kan skrive i ”Bundtnr.” feltet. Kan man det, så har man lagerbogførings modul tilkøbt.
Er feltet derimod ”grået” ud når programmet åbnes, og der ikke kan skrives i feltet og der kan ikke sættes flueben i ”Med bogføring”, har man ikke tilkøbt lagerbogførings modul.
Alt efter ovenstående, kan man nu gå til den rette vejledning herunder.

”Lagerbogføring – IML70” med lagerbogførings modul tilkøbt:

Eksemplet herunder er med udgangspunkt i flueben i ”Med bogføring” øverst til venstre i ”Lagerbogføring – IML70”. Det er den måde hvorpå vi anbefaler at bruge ”Lagerbogføring – IML70”.

Senere i vejledningen under ”Lagerføring/korrektioner uden bogføring” for en beskrivelse hvor fluebenet i ”Med bogføring” er fjernet, samt de forskelle der er til det dette eksempel:

  • IML70 åbnes og cursoren står/stilles i ”Bundtnr.” feltet. Tryk på Enter, hvorefter man informeres om at bundtnr. ikke findes, tryk ”Ja” for at oprette et nyt bundtnr.
  • Enkelte kunder ønsker at bruge et bundtnr. til flere fakturaer. Hvis I ønsker at bruge et tidligere anvendt bundtnr. indtastes bundtnr. manuelt.
  • Har I Docubizz og har I overført fakturaen fra DocuBizz ved at angive 9999 i ”Konto” feltet i Docubizz, så vil man kunne finde fakturaen i ”Lagerbogføring – IML70” ved at trykke på knappen ”Vis uafsl. bundtnr.” (herved sparer man en del tastetryk, således at alle felterne i toppen af ”Lagerbogføring – IML70” er for udfyldt).
  • Herefter indtastes kreditor nummeret på leverandøren og efterflg. tryk på Enter.
    Kender man ikke kreditor nr. kan det fremsøges ved tryk på F7.
    Det kan måske være en god idé at lave et stykke papir med de 10-20 af sine mest brugte kreditorer, således at man har de mest brugte lige ved hånden.
  • Indtast nu ”Fakt.nr.” og tryk på Enter.
    Nu foretages et automatisk tjek på om dette fakt.nr. tidligere har været bogført på den indtastede kreditor. Hermed undgår man dobbelt lagerføring.
  • ”Bilagsnr.” udfyldes enten automatisk med det samme som ”Bundtnr.” eller man kan have en separat bilagsserie opsat.
    De fleste har ikke en separat bilagsserie, hvorfor ”Bilagsnr.” automatisk udfyldes med det samme som ”Bundtnr.”. Cursoren springer så forbi feltet, da man skal ændre dette ”Bilagsnr.”, medmindre man har en procedure der siger noget andet. Har man dét, placeres cursor i ”Bilagsnr.” feltet med musen.
  • Cursoren står nu i ”Fakturadato”, som angives præcist som den fremgår på den modtagne faktura.
    OBS! Det er ikke dags dato man skal indtaste, medmindre fakturadatoen er dags dato.
    Tryk herefter på Enter.
  • ”Forfaldsdato” indikerer betalingsdatoen på fakturaen. Denne beregnes automatisk ift. den indtastede faktura dato og de betalingsbetingelser som er opsat for den indtastede kreditor.
    Man bør evt. tjekke om forfaldsdatoen stemmer med datoen der fremgår på fakturaen og til-rette, da denne forfaldsdato overføres til bogholderiet, når fakturaen opdateres/bogføres. Bogholderen bruger muligvis den dato til betaling af den pågældende faktura.
  • ”Prisgruppe” skal som udgangspunkt ikke rettes, hvorfor cursoren springer forbi dette felt.
    Skal man lagerføre en ordre, som er bestilt med en anden ordretype end normal rabat, kan man sætte cursoren i feltet og ændre prisgruppen til f.eks. Pris-7, hvis den ordre man skal lagerføre er købt til Pris-7 rabatterne.
  • I ”Faktura incl. moms” indtastes totalbeløbet fra fakturaen inkl. moms og tryk på Enter.
    Er der tale om en kreditnota, angives minus foran beløbet.
    Ved at angive fakturabeløbet, kender ”Lagerbogføring – IML70” nu til hvad fakturaens totalbeløb er. Det betyder at når man er klar til at lagerføre fakturaen, tjekkes om faktura totalen stemmer med de indtastede linjer. Det mindsker risikoen for at tillade indtastningsfejl væsentligt. 
  • ”Momsbeløb” udfyldes herefter automatisk ift. det indtastede incl moms beløb, samt hvorvidt kreditoren er opsat til at være med eller uden moms. Cursoren springer ned i bunden hvor fakturalinjer påføres.
    Skulle der være noget på fakturaen som er uden moms, således at momsbeløbet ikke stemmer, korrigeres momsbeløbet manuelt, ved at sætte cursoren i feltet, så det svarer til det korrekte momsbeløb på den modtagne faktura. Tryk herefter på Enter.
  • Har man dannet en indkøbs-ordre i AutoVision, på det man nu skal lagerføre, kan man nemt og hurtigt overføre linjerne, ved at trykke på ”F10 Indlæs ordrer”. Således skal man ikke manuelt indtaste hvert varenummer, samtidig opdateres AutoVision, så varerne ikke står som "i ordre".
  • Efter tryk på ”F10 Indlæs ordrer”, vises alle indkøbs-ordrer for pågældende kreditor som endnu ikke er lagerført.
  • Marker en enkelt linje fra den ønskede ordre og tryk på ”F10 Ordre modtaget”. Alle linjer fra pågældende ordre markeres grøn. 
  • Marker herefter evt. yderligere ordrer og gør det samme, hvis du har modtaget flere ordrer på samme faktura. 
    Man har også mulighed for at bruge knappen ”F1 Vare modtaget”, for hver enkelt linje man har modtaget, hvis man kun har modtaget enkelte varer fra en ordre.
    Bruger man ”F10 Ordre modtaget” og er der en eller flere varer på denne ordre som er i restordre eller korrigeret i antal, kan man enten korrigere modtaget antal i kolonnen ”Leveret”, eller markere den linje som ikke er leveret og trykke på ”F1 Vare modtaget”,som herefter bliver sort. Det er også  muligt at vælge at overføre alle linjerne til lagerføring og i forbindelse med den endelige lagerføring, slette/korrigere antal på linjer.
  • Når alle ordrer/varer er markeret, trykkes på ”F3 Afslut” hvorefter pågældende linjes tages med retur.
    Er der varer der er gået i restordre, slettes den/de linjer som evt. måtte være gået i restordre. Linjerne ændres automatisk til status "i restordre".
    Er der linjer man har indlæst hvor man har modtaget et andet antal end det angivne, retter man selvfølgelig dette. Er antallet man har modtaget mindre end det bestilte antal, sættes det resterende antal automatisk til at være i restordre i AutoVision.
  • Har man ikke dannet en indkøbs ordre via AutoVision skal varenummer i stedet indtastes manuelt og herefter korrigeres antal og evt. pris/rabat, hvis det ikke stemmer med den modtagne faktura.
  • Er der tale om en kreditnota, angives minus foran antal på linjerne (ikke minus foran pris).
    Eftersom linjerne totalt skal matche den indtastede faktura total, betyder det at linjer med fragt, afgifter, depositum og lignende er nødt til at blive angivet (medmindre man lægger disse beløb oven i reservedels prisen).
    Dette gøres når cursoren står i feltet under nederste res.del ved at trykke på knappen ”sF7 Søg grupper”, hvorefter de forskellige typer der er tilgængelige fremgår. ”Gruppe” fremgår med bogstav, anvendes til dette. Kontakt jeres bogholderi eller Vitec Datamann support, hvis I har brug for at få oprettet flere.
  • Man kan løbende følge med i om faktura totalen stemmer med de indtastede linjer. Felterne ”Faktura excl. moms” og ”Registreret excl. moms” samt ”Difference”, viser tydeligt hvad differencen er, eller om beløbene stemmer.
     Når begge tal er identiske, trykkes på ”F5 Bogfør”, hvorefter ordren lagerføres i AutoVision lagersystemet. Der oprettes også et bundt i bilagsregistrering til bogholderiet. Således sparer bogholderen tastearbejdet fejlindtastninger minimeres.
    Det er muligt at få aktiveret automatisk bogføring, således der ikke dannes et bundt i bilagsregistrering. Bundtet vil i stedet bogføres automatisk, med det samme. Kontakt Vitec Datamann support hvis dette ønskes aktiveret.

Interne korrektioner (overskudsdele mv.):

  • Har man brug for at lave en korrektion på en res.del som er i overskud, kan man lave en almindelig optælling af pågældende res.del. Her anvendes den aktuelle kostpris som ikke skal bruges til at lagerføre overskudsdele til.
    I stedet kan ”Lagerbogføring – IML70” anvendes. Overskudsdele kan lagerføres til 0,01 kr. hvilket gøres således:
    I skal have en kreditor til interne korrektioner. Har I ikke det, kan den oprettes af jeres bogholder. Som udgangspunkt opsættes denne kreditor uden moms.
    Kreditoren til interne korrektioner indtastes nu i ”Lagerbogføring – IML70”.
  • Herefter angives faktura nummer. Her må man lave sit eget system for faktura numre. 
    Et tip kan være at bruge enten medarbejder nummer eller virksomhedens telefonnummer. Bemærk: Indtaster man det samme faktura nummer hver gang, vil man umiddelbart få besked om at faktura nummer er anvendt tidligere. Dette accepteres med tryk på OK. 
  • Herefter påføres det/de varenr. som man vil lave korrektioner på.  Er det til 0,01 kr. (som de fleste ønsker at lægge overskudsdele ind til), skriver man dette og fjerner rabatprocenten. Til slut skal man selvfølgelig indtaste totalbeløbet i ”Faktura incl. moms”. For så til slut at trykke på ”F5 Bogfør”.

Lagerføring/korrektioner uden bogføring:

  • Har man brug for at lave lagerføring uden bogføring, kan der på brugerniveau opsættes rettigheder til at kunne fjerne fluebenet ”Med bogføring”. 
    Jeres administrator kan tildele og fjerne medarbejder adgange og rettigheder.
    Som udgangspunkt anbefaler vi IKKE at man bruger ”Lagerbogføring – IML70” uden bogføring, da det sandsynligvis vil give differencer imellem lager og finans. Det er fornuftigt at begrænse antallet af medarbejdere som har rettighed til at fjerne fluebenet ”Med bogføring”. Giv f.eks. kun lagerchefen denne mulighed, så mindskes chancen for fejl. Tænk jer ekstra godt om, når I laver korrektioner uden bogføring!

Forskelle i ”Lagerbogføring – IML70” når man lagerfører med flueben fjernet i ”Med bogføring”:

  • Flg. felter er ”grået” ud, da de ikke er i drift: ”Bundtnr”, ”Bilagsnr.” og ”Forfaldsdato”.
    Derudover hedder knappen til at fuldende lagerføringen ”F5 Opdatering”, for at indikere at der ikke sker en bogføring i bogholderiet. Altså kun en opdatering af lageret (denne knap hedder ”F5 Bogfør” når man har flueben i ”Med bogføring”). 

Uafsluttede bundtnr.:

  • En anbefaling i brugen af ”Lagerbogføring – IML70” er at trykke på knappen ”Vis uafsl. bundtnr.” jævnligt. Her kan man kan se alle de ikke færdigbehandlede bundter og sørge for at afslutte dem. Dette bør som minimum gøres før måneds-afslutning, men det anbefales at gøre det ugentligt, eller dagligt.

 

”Lagerbogføring – IML70” uden lagerbogførings modul tilkøbt:

  • Når lagerbogførings modul ikke er tilkøbt, er felterne ”Med bogføring”, ”Bundtnr.”, ”Bilagsnr.” og ”Forfaldsdato” ikke tilgængelige og er ”grået” ud.
    IML70 åbnes og cursoren står i ”Kreditor” feltet. Tryk på Enter.
    Kender man ikke kreditor nr. kan det fremsøges ved tryk på F7.
    Det er en god idé at lave et stykke papir med de 10-20 mest brugte kreditorer som man kan have ved hånden.
  • Herefter indtastes ”Fakt.nr.” og tryk på Enter. Herefter foretages et tjek om dette fakt.nr. tidligere har været bogført på den indtastede kreditor. Hermed sikrer man at man ikke får lagt noget dobbelt på lager.
  • Cursoren står nu i ”Fakturadato” som angives præcist som den fremgår på den faktura man har modtaget. Det er ikke dags dato man skal indtaste, medmindre fakturadatoen på fakturaen selvfølgelig er dags dato. Tryk herefter på Enter.
  • ”Prisgruppe” skal som udgangspunkt ikke rettes, hvorfor cursoren springer forbi dette felt. Skal man lagerføre en ordre som er bestilt med en anden ordretype end til normal rabat, kan man sætte cursoren i dette felt og ændre prisgruppen til f.eks. Pris-7. Hvis den ordre man skal lagerføre er købt til Pris-7 rabatterne.
  • I ”Faktura incl. moms” indtastes totalbeløbet fra fakturaen og tryk på Enter.
    Er der tale om en kreditnota, angives minus foran beløbet. Herved kan systemet kontrollere at priserne stemmer. 
  • ”Momsbeløb” udfyldes herefter automatisk ift. total beløbet, samt om kreditoren er opsat med eller uden moms. Cursoren springer ned i bunden hvor fakturalinjer påføres.
    Skulle der være noget på fakturaen som er uden moms, korrigeres momsbeløbet manuelt ved at sætte cursoren i feltet.
  • Det er nu tid til at ligge fakturalinjerne ind.
  • Har man dannet indkøbsordren via AutoVision, kan man nemt og hurtigt overføre disse linjer ved at trykke på ”F10 Indlæs ordrer”, så man ikke manuelt skal indtaste hver enkelt varenummer. Opdatering er automatisk så varerne ikke står som i ordre i AutoVision.
    Efter tryk på ”F10 Indlæs ordrer” vises alle indkøbsordrer for pågældende kreditor, som endnu ikke er lagerført.
  • Marker en enkelt linje fra den ønskede ordre og tryk på ”F10 Ordre modtaget”.
    Alle linjer fra pågældende ordre markeres grønt.
  • Marker herefter evt. yderligere ordrer og gør det samme, hvis du har modtaget flere ordrer på samme faktura.
    Man har også mulighed for at bruge knappen ”F1 Vare modtaget” for hver enkelt linje man har modtaget, hvis man kun har modtaget enkelte varer fra en ordre.
  • Hvis man bruger ”F10 Ordre modtaget” og der er varer på ordren som er i restordre eller korrigeret i antal ift. oprindelig bestilling, kan man enten korrigere modtaget antal i kolonnen ”Leveret”. Man kan stå på en linje som ikke er leveret og trykke på ”F1 Vare modtaget”, som herefter bliver sort. Man kan også vælge at overføre alle linjerne til lagerføring og så slette/korrigere antal på linjerne, ifm. den endelige påpladslægning.
  • Når alle ordrer/varer er markeret, trykkes på ”F3 Afslut” hvorefter pågældende linjes tages med retur.
  • Er der varer der er gået i restordre, slettes den/de linjer som evt. måtte være gået i restordre, hvorefter disse linjer så automatisk ændres til at være i restordre i AutoVision. 
    Er der linjer man har indlæst hvor man har modtaget et andet antal end det angivne, retter man selvfølgelig dette.
    Er antallet man har modtaget mindre end det bestilte antal, sættes det resterende antal automatisk til at være i restordre i AutoVision.
  • Har man ikke dannet en indkøbs-ordre via AutoVision skal varenummer i stedet indtastes manuelt og herefter korrigeres antal og evt. pris/rabat, efter behov.
  • Er der tale om en kreditnota, angives minus foran antal på linjerne (ikke minus foran pris).
  • Linjer med fragt, afgifter, depositum og ligende skal angivet (medmindre man lægger disse beløb oven i res.dels prisen). Dette gøres ved at angive varenummer DIF og skrive beløbet. Beløbet skrives enten på én samlet linje eller med én linje pr. fragt/afgift/depositum. Varenummer DIF er IKKE et oprettet varenummer, hvorfor det ikke lagerføres!
  • Man kan løbende følge med i om faktura totalen stemmer med de indtastede linjer i felterne ”Faktura excl. moms” og ”Registreret excl. moms”. ”Difference” viser tydeligt hvad differencen er, før tallene stemmer.
    Når begge tal er identiske, trykkes på ”F5 Opdatering” hvorefter ordren lagerføres i AutoVision lagersystemet, men IKKE i finansen.
  • Vi anbefaler helt klart at I tilkøber vores lagerbogførings modul, hvis I ikke har det. Samlet set giver det en del tidsbesparelser for virksomheden. Ikke mindst nedsætter det risikoen for tastefejl og mindsker risikoen for differencer imellem lager og finans væsentligt.

Interne korrektioner (overskudsdele mv.):

  • Har man brug for at lave en ”intern korrektion” på en res.del som er i overskud, kan man lave en almindelig optælling, men her anvendes den aktuelle kostpris.
    I stedet kan ”Lagerbogføring – IML70” anvendes, så overskuds-dele kan lagerføres til 0,01 kr.
  • Totalen inklusiv moms skal udfyldes.
  • I skal have en kreditor til interne korrektioner. Har I ikke dette, kan jeres bogholder oprette en kreditor til formålet. Som udgangspunkt opsættes denne kreditor til at være uden moms.
  • Kreditoren til interne korrektioner indtastes nu i ”Lagerbogføring – IML70”. Herefter angives faktura nummer som man ikke har. Her må man lave sit eget system for hvad man taster. 
    Nogle bruger virksomhedens telefon nummer, eller ens medarbejdernummer, så man efterfølgende kan se i lagerhistorikken at det er en intern korrektion.
  • Bemærk: Indtaster man det samme faktura nummer hver gang man laver en intern korrektion, vil man få besked om at faktura nummeret tidligere er anvendt. Dette trykkes der OK til. 
  • Herefter påføres det/de varenumre som skal korrigeres. Prisen er 0,01 kr. uden rabatprocent (som de fleste ønsker at lægge overskudsdele ind til).
  • Til slut trykkes på ”F5 Opdatering”.

Uafsluttede bundtnr.:

  • Generel anbefaling i brugen af ”Lagerbogføring – IML70” er, at man jævnligt trykker på knappen ”Vis uafsl. bundtnr.” når man åbner programmet. Her kan man se alle ikke-færdigbehandlede sager og sørge for at afslutte dem.
    Dette bør som minimum gøres før mdr.afslutning, men det anbefales at gøre det ugentligt, selvom dagligt er optimalt.