Dagens tip - Bogholderi

Dagens Tip 1!

Oversigt over AutoVision Hovedmenu

I AutoVisions hovedmenu er der mange brugbare knapper, som gør din hverdag lettere.
Vi har lavet en lille oversigt som viser nogle af de mest anvendelige, som skaber størst værdi og effektivitet.

Du kan nu effektivisere din arbejdsgang i AutoVision.

Dagens tip 4! (Bogholderi)

Programadgang for medarbejdere.

AutoVision hovedmenu -> System -> Programadgange-TREEUPD:

Vedligeholdelse af bruger rettigheder til programmer. Medarbejder nummer skal benyttes. (Du kan også søge efter medarbejderen med F7) NB kræver password BRURET for adgang.

Under Programadgang giver du adgang /fjerner adgang for en medarbejder. KUN for superbrugeren oftest er det bogholderen og direktøren.

Tast medarbejdernummer og tryk Enter eller vælg F7 søg, og vælg den pågældende medarbejder:

Til venstre kommer et menu-træ frem (dette svarer til AutoVision menuen):

På de små plusser kan der udvides så man kan se undermenuerne.

Det røde kryds betyder at den pågældende medarbejder ikke har adgang til programmet. Tilslut eller frakobl programmer med F1 og tryk F3 Afslut når du er færdig.

Er det en ny medarbejder, kan medarbejderen ikke bruge AutoVision uden at få adgange åbnet her. Der kan kopieres fra anden tilsvarende ansat ved tryk på F8 kopiering. Indtast det medarbejder nr. du vil kopiere fra og det medarbejdernummer du vil kopiere til og F1 accept.

Man kan også nemt kopiere rettighederne fra en ”standard” medarbejder til den nye, f.eks. hvis det er en reservedelsekspedient man har ansat, så kopieres fra standardmedarbejderen der hedder Reservedelsekspedient.

Du kan nu tildele og fratage adgang til programmerne i AutoVision.

Dagens Tip 5 – (Bogholderi)

Sådan retter du et beløb til modsat fortegn i bilagsregistrering.

Autovision –> Finans –> Bilagsregistrering – KMF02

Hvis du har skrevet et beløb med forkert fortegn i bilagsregistreringen, kan du med fordel nøjes med at stille dig på feltet ”beløb” og indtast det ønskede fortegn og tryk ENTER:

Herefter er beløbet rettet til omvendt fortegn, og du slipper for at indtaste hele beløbet igen.

Vidste du at du også kan bruge knappen F10, og duplikere teksten fra linjen ovenover? Dette gælder i alle felter.

Du kan nu rette et beløb til omvendt fortegn.

Dagens Tip 6! (Bogholderi)

Sådan udskriver/sender du en fakturakopi

Autovision Hovedmenu -> Debitor -> Debitorforespørgsel KMD15

Slå debitoren op i Debitorforespørgsel og find den faktura det drejer sig om.
Tryk på F11 fakturakopi.
Der åbner et billede med ordrelinjerne.
Tryk på F11 Fakturakopi.
Der åbner endnu en pop op boks, hvor du kan vælge at udskrive til print eller sende på kundens e-mail.

Skal du udskrive en vognfakturakopi kan det gøres via programmet Vognfakturakopi IMV20
Autovision Hovedmenu -> Vogn -> Lister/udskrifter – Vognfakturakopi IMV20

Du kan nu udskrive en fakturakopi.

Dagens Tip 7! (Bogholderi)

Sådan vender du en vognfaktura

1. AutoVision Hovedmenu
2. Vogn -> Vognfakturering IMV19

Hvis en vognfaktura skal vendes gøres det via Vognfaktureringen.

Tryk sF9 Vend faktura.

Indtast fakturanr., vognnr. eller f.eks. kundes navn.

Vælg i ”felt” hvilket søgeord du anvender.

Tryk F1=find.

Vælg den faktura der skal vendes og tryk F1 overfør.

Vælg d.d. eller Opr. Fakturadato (Oprindelig fakturadato anbefales altid).

Tryk F1=OK – Fakturaen er nu vendt og bogført.

OBS: hvis du vender en kreditnota til en faktura, åbnes en ny ordre der kan rettes automatisk.

Du kan nu vende en vognfaktura.

Dagens Tip 8! (Bogholderi)

Der er beløb på fejlkonto 0.

Hvis der er kommet beløb ind på fejlkontoen (konto 0), skal disse føres væk og over på den korrekte konto.

AutoVision Hovedmenu -> Finans -> Bilagsregistrering

1. Udtag et nyt bundt.
2. Vælg dato, bilagsnr., tekst og F for finanskonto.
3. Tast konto 0 i konto nr. og beløb.
4. Vælg det kontonummer der skal modposteres på i ”modkonto”.
5. Vælg F12 Afstem.

NB: Der er en skabelonkonto /fejlkonto som hedder konto 0 i både finans, debitor og kreditor.

Du kan nu flytte et beløb fra fejlkonto 0.

Dagens Tip 9! (Bogholderi)

Sådan laver du posteringstekster til Bilagsregistrering.

Du kan lave hjælpetekster til bilagsregistreringen så de mest anvendte tekster kan indsættes meget hurtigt. Det kan f.eks. være Kasse, Indbetaling, Bank osv.
Teksterne opsættes:

1. AutoVision Hovedmenu
2. System -> Finanssystem
3. Posteringstekster IMA12
   1. Indtast teksterne – du kan vælge op til 10 forskellige.
   2. Gem med F1.

I Bilagsregistreringen kan du nu anvende teksterne i feltet tekst ved at skrive:
,00 for Kasse - ,01 for Bank - ,02 for indbetaling osv.
Når du trykker ENTER står der automatisk den tekst du har valgt i tekstfeltet.

Du kan nu oprette posteringstekster til bilagsregistrering.

Dagens Tip 10 – Bogholderi

Sådan skifter du Reg. nummer på en vogn i Kryds.

Har en bil fået ny nummerplade, f.eks. på grund af ejer skifte (og ej solgt i forretningen) eller fordi vognen har fået stjålet nummerpladerne, kan du ændre registreringsnummeret på vognen i kryds.

1. AutoVision Hovedmenu.
2. Vogn -> Krydsreference.
   
   1. Slå vognen op og tryk F1 Ret/Opret.
   2. Tryk dernæst F10 Skift reg. nr.
   3. Svar Ja til at ændre reg. nr.
   4. Indtast nyt Registreringsnummer og tryk ENTER.
   5. Svar Ja til at ændre Kryds.
   6. GEM med F1.

Du kan nu ændre registreringsnummer på en krydsreference.

Dagens Tip 11! (Bogholderi)

Bogføring i afsluttet måned?

Hvis du skal bogføre i en måned som er afsluttet kan måneden åbnes igen med et par simple skridt.

AutoVision Hovedmenu:

1. Vælg ”System”
2. Vælg ”Finans System”
3. Vælg ”Firmaoplysninger”

Under ”Firmaoplysninger KMA03”:

1. Naviger til bunden. Her findes Debitor, Kreditor, Finans, Lager og Vogn
2. Hvis denne måned f.eks. står til 9 = september, kan der ikke bogføres i september.
3. Ret denne måned tilbage til sidst afsluttede måned, og der kan igen bogføres i indeværende måned.
4. Afslut med F3.

NB man må ikke manuelt flytte ”Lager” måned. Denne lukkes automatisk hver måned på lageret.

Du kan nu åbne for bogføring i afsluttet måned.

Dagens Tip 12! (Bogholderi)

Sådan skrotter du en vogn

Hvis en er vogn afgivet til anden forhandler, eller af anden årsag skal fjernes fra vognlageret, skal den skrottes.

I AutoVision hovedmenu:

1. Vogn -> Forespørgsel på vognkort KMV18.
2. Kontroller for at vognens total er 0, og at alle køb og omkostninger er krediteret korrekt.
3. Er der køb på vognen skal dette krediteres først. NB husk posteringskode 2.

Vælg bilagsregistrering

1. Udtag nyt bundt.
2. Påfør dato for skrotning, Tekst – f.eks. ”afgivet anden forhandler” og vognnummer.
3. Indtast 0 kr. i ”beløb”, og brug en posteringskode 4 i feltet ”P”.
4. Der skal ikke være modkonto.
5. Vælg F12 Afstem

Kontrollér evt. vognen i ”Forespørgsel på vognkort KMV18”
Vognen skal nu have fået en salgslinje med 0 kr. samt en salgsdato. Totalsaldo skal være 0 kr.
Vognen er nu ”solgt”/skrottet og væk fra vognlagerlisten.

Du kan nu skrotte en vogn.

Dagens Tip 13! (Bogholderi)

Udligning af debitorer

Du kan udligne debitorer ved at udligne i en kørsel hvor du udligner alle én efter én. Dette anbefales før f.eks. renteberegning, rykkerkørsel samt kontoudtog.

1. AutoVision Hovedmenu
2. Debitor – Debitor åbenpost udligning IMD29
3. Der åbner nu et billede med åbne poster.
   
   1. Tryk F1 Udlign på de poster der skal udlignes.
   2. Afslut med F3, herefter hopper den til næste debitor.
   3. Restsaldo skal være 0 før den kan fortsætte til ny debitor.

Hvis beløbene der skal udlignes ikke er ens, kan man deludligne ved at skrive beløbet manuelt i feltet ”Udligning”.

Programmet kan altid stoppes ved at trykke sF3 Stop Program, herefter kan det genoptages på et senere tidspunkt.

Du kan nu udligne flere debitorer i én kørsel.

Dagens Tip 14! (Bogholderi)

Vend et bundt i bilagsregistreringen

Hvis du har bogført et bundt, og opdager at det f.eks. er bogført på en forkert dato, kan du vende bundtet, i stedet for at taste alle linjerne igen.

1. AutoVision Hovedmenu
2. Finans -> Bilagsregistrering KMF02
3. Vælg aF11 gendan Bundt
   
   1. Vælg bundtnummeret som skal vendes i rullegardinet.
   2. Lad bogføringsdato være 00.00.00 så anvendes dato fra tidligere bundt.
   3. Der skal være flueben i ”tilbagefør bundt”.
   4. Tryk F1 Dan bundt.

Bundtet er nu åbnet i bilagsregistrering og kan bogføres med F12 Afstem.

Skal du vende dette bundt og danne et nyt, fortsættes med samme fremgangsmåde, og du kan her indtaste den ønskede dato til ny bogføring i feltet ”Bogføringsdato”.

Du kan nu vende et bundt i bilagsregistreringen …