Årsafslutning. Hvad bør afstemmes og lukkes?
Åbenpostlister for debitor, kreditor bør udskrives og gemmes, når bogføring af det afsluttet år er færdig og inden der bogføres i det nye år.
Genvej til program navn vist i (parentes), stå i MENU og tast (ALT og P) indtast program navn og enter.
Spool/printer:
- I spool eller printer, alt efter jeres opsætning, skal de lister der er kørt automatisk om natten findes og evt. printes.
- Lagerstatuslisten samt uafsluttede ordrer er typisk lister der sættes til dannelse om natten. Kontakt evt. Datamann support for at høre hvad der er sat op til jer.
- Bogfør kasse, bank og kreditor vedr. afsluttet år.
- Bogfør bank og kasse for den afsluttet måned, poster vedr. nyt bogføres ikke.
- Bogfør kreditorfakturaer vedr. det afsluttet år. (kontroller IML70/KMF02/DocuBizz)
- Afstem kortterminal i forhold til bank. Ikke afregnet bilag, kan evt. bogføres på en hensættelseskonto ved årsafslutning.
- Husk evt. at kontrollere Nets.
- Udskriv en balance til brug ved afstemning.
- Afstem banken mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
Debitorer:
- Kør en åbenpost udligning (IMD29)
- Udskriv en åbenpostliste og kontroller (IMD23)
Tip! Benyttes Excel kommer der ikke en sammentælling i bunden af listen.
- Afstem debitorsamlekonti mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
Tip! Stemmer den ikke, kontrollér da om der evt. er bogført direkte på samlekonto (posteringkode = N).
Kreditorer:
- Kør en åbenpost udligning (IMK29)
- Udskriv åbenpostliste og kontroller (IMK23)
- Afstem løbende modtagne kontoudtog fra kreditorer
Tip! Benyttes Excel kommer der ikke en sammentælling i bunden af listen.
- Afstem kreditorsamlekonti mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
Tip! Stemmer den ikke, kontrollér da om der evt. er bogført direkte på samlekonto (posteringkode = N).
Vogne:
- Udskriv vognlagerliste (IMV25)
- Udskriv vognsalgsliste (IMV14)
- Find vogne der er blevet om disponeret og skal skrottes
- Afstem vognlager og vognsalg mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
Tip! Er der difference på vogne kør da vognkort (IMV17) ud med kriterier = Kun Solgte vogne med saldo forskellig fra 0. En solgt vogn skal altid gå i 0. Findes der vogne på denne liste, kontakt Vitec Datamann.
Lager
- Mange kunder har automatisk måneds-afslutning kl. 22:30 på månedens sidste kalenderdag. Hos andre udføres processen manuelt.
- Den almindelige månedsafslutning skal køres som normalt, uanset metode, før man går videre til årsafslutningen.
- Der dannes en lagerstatusliste, som kan findes i spool eller printer, alt efter opsætning. Den kan findes i spool ved at trykke F8 Vis alle til/fra, søg efter listen ”lagerstatus” Når der afstemmes til finans, skal listen uden fratrukket uafsluttet ordre benyttes.
- Bogfør evt. uafsluttet arbejde.Afstem lageret mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
- Såfremt listen ikke er sat op til automatisk kørsel, kontakt supporten for pris og opsætning.
Servicekontrakter:
- Udskriv statusliste servicekontrakter (IMO27)
- Opgør evt. udløbne kontrakter, fakturer overkørte KM. mm.
- Afstem servicekontrakter mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
Lukning af månederne:
- Hvis det ønskes at lukke måneden, så der ikke længere kan bogføres i denne, gøres dette ved at vælge:
- Debitor – Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning IMD06
- Kreditor – Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning IMK06
- Finans - Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning med kontoudtog IMF10
- Vogn – Måneds kørsler – Periodeafslutning for vognsalg IMV24
- Lager – Måneds/årskørsler – Mdr.afslutning lager og alderskode beregn IML21 (Bør lagerchef altid gøre).
Vær opmærksom på om der kører nogle lister automatisk.
Det kan også gøres ved at gå i System – Finanssystem – Firmaoplysninger KMA03
- Her rettes periode afslutningsmåned for hhv. debitor, kreditor, finans og vogn. Lager må IKKE rettes manuelt, da denne bør køres via lageret HVER måned.
OBS: Sidst afsluttede regnskabsår må KUN rettes i forbindelse med regnskabsafslutning, og skal altid stå som det år der er afsluttet.