Info omkring lister dannet til Spool i AutoVision

Bemærk at der kan være opsat en slette rutine for alle lister i AutoVision som dannes i Spool, dvs. så de slettes automatisk efter x-antal dage eller ved print. Det anbefales derfor altid at gemme alle lister ifm. årsafslutning lokalt, så man altid kan finde dem frem, langt fremme i tiden. 

Hvad bør afstemmes og lukkes

OBS: Dette er en anbefaling fra Vitec Datamann, med hvilke punkter en årsafslutning i AutoVision bør omfatte.

Åbenpostlister for debitor, kreditor bør udskrives og gemmes, når bogføring af det afsluttet år er færdig og inden der bogføres i det nye år.

Spool/printer

1. I spool eller printer, alt efter jeres opsætning, skal de lister der evt. er kørt automatisk om natten findes og evt. printes.
2. Lagerstatusliste samt liste med fordeling ift. alderskoder er typisk lister der sættes til automatisk dannelse om natten. Kontakt evt. Datamann support for at høre hvad der er sat op til jer. Yderligere info findes i separat vejledning på årsafslutning lager.
3. Bogfør kasse, bank og kreditor vedr. afsluttet år.
4. Bogfør bank og kasse for den afsluttet måned, poster vedr. nyt bogføres ikke.
5. Bogfør kreditorfakturaer vedr. det afsluttet år. (kontroller IML70/KMF02/DocuBizz)
6. Afstem kortterminal i forhold til bank. Ikke afregnet bilag, kan evt. bogføres på en hensættelseskonto ved årsafslutning.
7. Husk evt. at kontrollere Nets.
8. Udskriv en balance til brug ved afstemning.
9. Afstem banken mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
   
   

Debitorer

1. Kør en åbenpost udligning (IMD29)
2. Udskriv en åbenpostliste og kontroller (IMD23)
   Tip! Benyttes Excel kommer der ikke en sammentælling i bunden af listen.
3. Afstem debitorsamlekonti mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
   Tip! Stemmer den ikke, kontrollér da om der evt. er bogført direkte på samlekonto (posteringkode = N).
   
   

Kreditorer

1. Kør en åbenpost udligning (IMK29)
2. Udskriv åbenpostliste og kontroller (IMK23)
3. Afstem løbende modtagne kontoudtog fra kreditorer
   Tip! Benyttes Excel kommer der ikke en sammentælling i bunden af listen.
4. Afstem kreditorsamlekonti mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
   Tip! Stemmer den ikke, kontrollér da om der evt. er bogført direkte på samlekonto (posteringkode = N).

Vogne

1. Udskriv vognlagerliste (IMV25)
2. Udskriv vognsalgsliste (IMV14)
3. Find vogne der er blevet om disponeret og skal skrottes
4. Afstem vognlager og vognsalg mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.
   Tip! Er der difference på vogne kør da vognkort (IMV17) ud med kriterier = Kun Solgte vogne med saldo forskellig fra 0. En solgt vogn skal altid gå i 0. Findes der vogne på denne liste, kontakt Vitec Datamann.
   
   

Lager

1. Se separat vejledning i årsafslutning lager.
   
   

Servicekontrakter

1. Udskriv statusliste servicekontrakter (IMO27)
2. Opgør evt. udløbne kontrakter, fakturer overkørte KM. mm.
3. Afstem servicekontrakter mod finans, udskriv evt. afstemninger eller indtast dem i et evt. afstemningsark.

Lukning af månederne

1. Hvis det ønskes at lukke måneden, så der ikke længere kan bogføres i denne, gøres dette ved at vælge:
2. Debitor – Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning IMD06
3. Kreditor – Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning IMK06
4. Finans - Måneds/Årskørsler – Månedsafslutning med kontoudtog IMF10
5. Vogn – Måneds kørsler – Periodeafslutning for vognsalg IMV24
6. Lager – Måneds/årskørsler – Mdr.afslutning lager og alderskode beregn IML21 (Bør lagerchef altid gøre). Hver opmærksom på om der kører nogle lister automatisk.
   Det kan også gøres ved at gå i System – Finanssystem – Firmaoplysninger KMA03
7. Her rettes periode afslutningsmåned for hhv. debitor, kreditor, finans og vogn. Lager må IKKE rettes manuelt, da denne bør køres via lageret HVER måned.

I eksempel herunder er måned 8 for lager lukket for bogføring. De andre måneder er lukket for måned 7 (Juli).

OBS: Sidst afsluttede regnskabsår må KUN rettes i forbindelse med regnskabsafslutning, og skal altid stå som det år der er afsluttet.