Handelsbetingelser - Service og support

01.11.2021

§1. Gyldighed og løbetid

Pkt. 1.

En fremsendt aftale er at betragte som et tilbud, indtil denne er underskrevet af begge parter.

Pkt. 2.

Et tilbud fra Vitec Datamann er gyldigt i 30 dage fra dets datering.

Pkt. 3.

Aftalen er indgået ved begge parters underskrift eller indbetaling af første servicevederlag.

Pkt. 4.

Såfremt ikke andet er aftalt, er aftalen gældende fra første i en kalendermåned efter aftalens underskrift og/eller fra starten af den første fakturerede serviceperiode. Dog gælder, at såfremt aftalte enheder og produkter leveres af Vitec Datamann a/s, er aftalen først gældende fra den første i førstkommende måned efter levering og installation har fundet sted. Aftalen er herefter uopsigelig i en periode af 12 måneder, hvorefter den kan opsiges med et varsel på 6 måneder til den første i en kalendermåned.

Pkt. 5.

Nærværende betingelser tilsidesætter og erstatter alle eventuelle tidligere aftaler eller korrespondance m.v. om service og support fra Vitec Datamann. Betingelserne udgør parternes aftale i sin helhed og ingen ændring heraf eller tilføjelse hertil kan ske uden den anden parts skriftlige samtykke meddelt af dertil autoriserede personer.

§2. Definitioner.

Pkt. 1.

Som hardware forstås computere (PC og servere) inkl. memory, power supply m.v., skærmterminaler, printere, netværkskort, og andet perifert udstyr.

Pkt. 2.

Som systemsoftware forstås software produkter som UNIX, diverse Windows versioner, Novell, Antivirus programmer o. lign.

Pkt. 3.

Som applikationssoftware forstås administrative softwarepakker, som f.eks. Omega, EDBil, AutoVision og WeDo advokatsoftware, samt Office o. lign. kontorstøtteprogrammer.

Pkt. 4.

Nyudviklet software foreligger, når det nyudviklede software dækker væsentlig flere nye og/eller andre brugerfunktioner, og/eller det nyudviklede software integreres med et nyt, eller en anden version af tredjeparts software.

Pkt. 5.

Nyudviklet softwareversion foreligger, når det udviklede omfatter flere eller andre brugerfunktioner end en eksisterende version, eller udviklingen er nødvendiggjort af nyt eller ændret systemsoftware, eller udviklingen er nødvendiggjort af nyt eller ændret tredjeparts software.

Pkt. 6.

Ny softwarerelease foreligger, når udviklingen begrundes i fejl , eller udviklingen begrundes i uhensigtsmæssigheder, og releaseudviklingen ikke medfører udvikling af nyt software eller softwareversion, jf. definitionen for software hhv. ny softwareversion.

Fejl defineres som forhold der forhindrer den enkelte software eller det sammenhørende softwaremoduls beskrevne eller eksisterende funktion, og/eller forhold der forhindrer afviklingen af det samlede system, uden at dette skyldes fejl eller uoplyste forhold i hardwareplatformens bestanddele eller i et andet tredjeparts produkt.

Uhensigtsmæssigheder foreligger, hvis beskrevne funktioner i softwaren, eller i anden software som det relaterer sig til, nok fungerer, men ikke som beskrevet, og/eller, på en for brugerne, uhensigtsmæssig eller ufyldestgørende måde.

Pkt. 7.

Driftslicens er den løbende licensbetaling for fortsat rettighed til brug af det software, som licensen omfatter. Al leveret applikationssoftware er omfattet af en driftslicens, som indgår i den månedlige betaling af software service.

Pkt. 8.

Forbrugsstoffer er defineret som:

1. farvebånd, inkjet-patroner o.lign.,
2. tromler, nålehoveder etc.,
3. bærbare medier som disketter og streamertape
4. skærmterminaler, fladskærme,
5. tastaturer, mus og lign.

med mindre anden skriftlig aftale foreligger.

Pkt. 9.

Vitec Datamanns normale arbejdstid er f.t. fra kl. 9.00 til kl. 16.00 på alle hverdage.

Pkt. 10.

Stedtillæg er det der faktureres til dækning af medarbejders køretid samt kilometerpenge etc..

§3. Serviceomfang for Software Service og Support

Pkt.1.

Serviceydelserne udføres ved, at en kompetent IT-specialist tager kontakt og påbegynder afhjælpningen af de rapporterede problemer så hurtigt som muligt indenfor 8 timer, regnet indenfor Vitec Datamanns normale arbejdstid.

Pkt. 2.

Ydelserne på applikationssoftware omfatter:

1. Software basis/release service (udgør 1/3 af den samlede betaling)
   1. Udvikling af ny softwarerelease.
   2. Rettelse af uhensigtsmæssigheder eller fejl, konstateret efter frigivelse af nyt softwarerelease.
   3. Samarbejde med branchens repræsentanter og/eller foreninger, om videreudvikling af softwaren, samt videreudvikling under hensyn til lovgivningen i Danmark i øvrig. Herunder branchens prioritering af ændringer hhv. nyudvikling til softwaren.
   4. Levering af relevant dokumentation, som f.eks. håndbøger, brugermanualer og rettelsesblade, når det skønnes nødvendigt f.eks. i forbindelse med funktionalitetsændringer i softwaren.
      
      
2. Hot-Line service og support (udgør 1/3 af den samlede betaling)
   1. Telefon support i forbindelse med fejlfunktion på det samlede system. Herunder muligheden for fejlafhjælpning via et servicemodem, opkoblet til kundens IT-system. Det er dog en forudsætning, at den nødvendige teknik er etableret, såsom modem, telefonlinier og kommunikationssoftware.
   2. Besvarelse af softwaretekniske spørgsmål, brugerproblemer og andet vedrørende IT-systemets daglige betjening, samt modtage vejledning i rettelse eller omgåelse af fejl, således at IT-systemet fungerer som aftalt eller angivet i brugermanualen.
   3. Det forudsættes, at Hot-Line assistance, ikke kræver specielle undersøgelser eller redegørelser.
   4. Hot-Line service aftalen dækker ikke hjælp til opsætninger af perifere enheder, såsom printere, skærme, stregkoder, PC'er etc., samt spørgsmål af intern driftsmæssig karakter, som ikke har softwareteknisk karakter.
      
      
3. Driftslicens (udgør 1/3 af den samlede betaling)
   1. Dækker licensbetaling for fortsat rettighed til brug af den leverede applikationssoftware, herunder løbende licenser, afgifter m.v. til integrerede runtime fortolkere, dabaseengines m.v., som er nødvendige, for at kunne benytte og afvikle programmellet.
   2. Ved udløb af driftslicensen eller ved manglende betaling af denne, er videre brug af det leverede applikationsprogrammel ikke længere tilladt. Vitec Datamann er i givet fald berettiget til at lukke for brugen af dette med et varsel på 7 dage, idet der samtidig gøre opmærksom på, at manglende opdatering af licensdatabasen kan betyde, at systemet automatisk lukker ned.

Pkt. 3.

Vitec Datamann er, i forbindelse med problemer og fejl i systemsoftwaren og/eller standardsoftwaren, ikke berettiget eller forpligtet til, dels at foretage ændringer, dels at foretage rettelser i disse softwareprodukter, da sådanne fejl må forventes løst generelt af producenten i forbindelse med frigivelse af ny software, en ny softwareversion eller en ny softwarerelease.

Pkt. 4.

Såfremt problemløsning kun kan foretages gennem levering af ny system- eller standardsoftware, nyt software og/eller ny softwareversion, er Vitec Datamann berettiget at fakturere for dette. Herudover er Vitec Datamann berettiget at videredebitere licenser og andre afgifter, som tredjepart evt. måtte pålægge Vitec Datamann i forbindelse med nødvendig opdatering og/eller udvidelse af bruger-, rettigheder og antal.

Pkt. 5.

Medgået tid til implementering af ny eller rettet software, softwareversion eller softwarerelease betales separat. I tilfælde af, at levering og/eller problemløsning kun kan foretages ved on-site tilstedeværelse, betaler kunden tillige for den medgåede tid til rejse og ophold

§ 4. Serviceomfang for hardware service, - System Care Service.

Pkt. 1.

Serviceydelser udføres ved, at en kompetent IT-specialist tager kontakt og påbegynder afhjælpningen af de rapporterede problemer i henhold til aftalt reaktionstid.
Er ikke andet aftalt gælder reaktionstiden - "next business day", regnet på alle hverdage.

Pkt. 2

Der kan aftales service for følgende dele af hardware platformen:

Server system software
Server maskine
Netværkskoponenter.

Pkt. 3.

Ydelserne omfatter efterfølgende punkter:

1. Server system software.
   1. Fri Hot-Line og On-Line assistance af teknisk personale.
   2. Mulighed for remote overvågning af server baserede system software moduler, dvs. back-up, antivirus, operativ-system m.fl.
   3. Rådgivning/forslag m.h.t. opdateringer af server baserede system software moduler, back-up, antivirus, operativsystem m.v.
   4. Konsultativ systemteknisk assistance omkring spørgsmål/problemer på system- og tredjeparts standardprogrammel og/eller spørgsmål af driftsmæssig karakter.
   5. Ændringer af opsætninger/konfigureringer, som følge af et ønske om ny, eller anden, funktionalitet i system software modulerne, er ikke omfattet af aftalen.
   6. Det bemærkes, at Vitec Datamann kun er forpligtet til, at kunne besvare eller løse opgaven/problemer i det omfang man har eller burde have kendskab til det pågældende produkt/system. Det følger heraf, at normale forespørgsler og assistancer, som typisk kan ordnes telefonisk eller via remote opkobling er inkl., denne aftale, mens større opgaver/forespørgsler eller on-site assistance afregnes efter forbrugt tid og materialer.
      
      
2. Servere.
   1. Udbedring af påviste fejlfunktioner, inkl. tekniktimer og nødvendige test programmer og testudstyr.
   2. Alle reservedele såfremt serveren er mindre end 3 år gammel.
   3. Restore af programmer og data baseret på kundens seneste back-up således, at serveren vil fungere som før fejlfunktionen indtrådte.
   4. Reservedele leveres til gældende dagspris for servere mere end 3 år gammel.  
3. Netværkskomponenter
   1. Formidling/håndtering af fejlmelding til producent eller tredjeparts servicepartner, samt assistancer til opsætning/konfigurering i forbindelse med fejlfunktioner.
   2. Aftalen indeholder ikke udbedring af fejlfunktioner på netværkskomponenter, med mindre fejlfunktionen kan udbedres ved ændring i opsætning/konfigurering af netværkskomponenten.

Pkt. 4.

Såfremt der ikke er indgået aftale om on-site assistance er Vitec Datamann berettiget til, at faktureres et stedtillæg pr. besøg.

Pkt. 5.

Vitec Datamann er, i forbindelse med problemer og fejl i systemsoftwaren og/eller standardsoftwaren, ikke berettiget eller forpligtet til, dels at foretage ændringer, dels at foretage rettelser i disse softwareprodukter, da sådanne fejl må forventes løst generelt af producenten i forbindelse med frigivelse af ny software, en ny softwareversion eller en ny softwarerelease.

Pkt. 6.

Såfremt problemløsning kun kan foretages gennem levering af ny system- eller standardsoftware, nyt software og/eller ny softwareversion, er Vitec Datamann berettiget at fakturere for dette. Herudover er Vitec Datamann berettiget at videredebitere licenser og andre afgifter, som tredjepart evt. måtte pålægge Vitec Datamann i forbindelse med nødvendig opdatering og/eller udvidelse af bruger-, rettigheder og antal.

Pkt. 7.

Såfremt det måtte vise sig, at implementering af nye produkter såvel som fejlretning efter fejlfunktioner, forudsætter opdatering fra IT-producenter og/eller ændringer i opsætning og konfigureringer, tilbyder Vitec Datamann sin assistance til normalisering af evt. følgevirkninger overfor alle øvrige enheder og/eller programmer i IT-systemet. Assistancen faktureres til dagspris og/eller i henhold til nærmere aftale.

Pkt. 8.

Det er en forudsætning for on-line assistancer, at kunden stiller passende kommunikationslinie til rådighed.

Pkt. 9.

I tilfælde hvor der kræves konsulentassistance eller tilstedeværelse på kundens adresse, f.eks. i forbindelse med implementering af nye releases m.v. betaler kunden, såfremt intet andet er aftalt, konsulentens tid i den forbindelse, samt i givet fald, alle konsulentens omkostninger til rejse og ophold.

§ 5. Service og support generelt.

Pkt. 1.

Serviceydelser udføres altid indenfor Vitec Datamanns normale arbejdstid. Ønskes ydelsen udført udenfor Vitec Datamanns normale arbejdstid, faktureres i henhold til Vitec Datamanns gældende dagspriser.

Pkt. 2.

Serviceydelser gennemføres på den af Vitec Datamann til enhver tid fastsatte måde.

Pkt. 3.

For så vidt angår ferieperioder etc. kan længden på tilkalde- og fejlretnings tiden, være påvirket af reduceret mandskab hos Vitec Datamann.

Pkt. 4.

Såfremt intet andet er aftalt, udføres ydelser efter henvendelse fra kunden.

Pkt. 5.

Kunden skal rekvirere assistance hos Vitec Datamann, herunder meddele de nærmere omstændigheder vedrørende årsagen til assistancen (fejl, betjeningsproblemer osv.).

Pkt. 6.

Såfremt assistancen rekvireres mundtligt, kan Vitec Datamann udbede sig en skriftlig redegørelse for fejlmelding med evt. prøveresultater og fejlsymptomer.

Pkt. 7.

Det forudsættes, at kundens medarbejdere, ferieafløsere, vikarer m.v. er uddannet således, at kontaktpersonerne til Vitec Datamann altid er rutineret i den grundlæggende behandling/betjening af det samlede IT-system.

Pkt. 8.

Såfremt kunden handler i strid med produktets betjeningsanvisninger m.v. og/eller forskrifterne for produktets driftsmiljø og/eller på anden vis handler således, at dette forårsager fejl eller besværliggør Vitec Datamanns fejlsøgning og/eller fejlretning er Vitec Datamann berettiget, at fakturere kunden særskilt for assistance nødvendiggjort som følge heraf.

Pkt. 9.

Kunden kan forpligtes til, at give Vitec Datamann mulighed for at yde assistance via modemforbindelse. Kunden afholder alle omkostninger i den forbindelse, herunder etablering og drift af evt. telelinier (telefon/isdn/ADSL).

Pkt. 10.

Foretager kunden uden Vitec Datamanns skriftlige samtykke nogen form for indgriben, ændring eller modifikation i noget af det af nærværende aftale omfattende software eller dataudstyr, frigøres Vitec Datamann af sin serviceforpligtelse og kan opsige aftalen med 1 måneds varsel.

Pkt. 11.

Reparation af skader, eller forlængelse af den anvendte arbejdstid, som for Vitec Datamann skyldes utilregnelige forhold, herunder særligt hændelige ydre påvirkninger såsom brand, vandskade, lynnedslag o.lign. transport, flytning eller uagtsom brug, omfattes ikke af nærværende aftale. Service kan dog altid tilbydes foretaget i henhold til særskilt aftale og mod særskilt vederlag.

Pkt. 12.

Det bemærkes, at Vitec Datamann kan være afhængig af reservedelsleverancer, udviklingsudstyr, reparationer udført af tredjepartsleverandører etc., som en forudsætning for opfyldelsen af nærværende aftale. Forsinkelse eller udeblivelse af sådanne nødvendige leverancer af årsager, som ikke kan påregnes Vitec Datamann, fritager Vitec Datamann for pligter og ansvar i henhold til nærværende aftale.

Pkt. 13.

Ved afhængighed fra tredjepart i forbindelse med reparation, fejlrettelse m.v. kan Vitec Datamann aldrig stilles ringere end samme tredjeparts egne aftaler og betingelser beskriver.

Pkt. 14.

Derudover gælder, at ved død eller pludselig alvorlig sygdom hos nøglepersonale, eller ved offentlige myndigheders forskrifter og indgreb m.v. som medfører, at aftalen bliver umulig eller særligt byrdefuld at opfylde, bevirker dette, at aftalens rettigheder og pligter er suspenderet i det tidsrum forholdet varer.

§6. Serviceafgift og betaling.

Pkt. 1.

Serviceafgiften fastsættes på baggrund af et antal serviceenheder, benævnte servicepoint, som er knyttet til de enkelte enheder i den samlede IT-løsning, herunder applikationsprogrammel.

Pkt. 2.

Ved foretagelse af tillægsanskaffelser, hvor der i forvejen er aftale om service, justeres den aftalte serviceafgift automatisk, svarende til serviceafgiften for den anskaffede enhed/produkt, med mindre anden skriftlig aftale herom er indgået.

Pkt. 3.

Serviceafgiften kan, med baggrund i den almindelige prisudvikling i Danmark, justeres med 3 måneders varsel til udgangen af en måned.

Pkt. 4.

Angivne priser er baseret på gældende valutakurser, offentlige afgifter, toldafgifter, toldsatser, importpriser o. lign. Ved væsentlige ændringer i sådanne økonomiske forudsætninger, kan Vitec Datamann umiddelbart foretage tilsvarende ændringer i de aftalte priser.

Pkt. 5.

Serviceafgiften faktureres forud, og forfalder til betaling 14 dage efter fakturadato, med mindre anden skriftlig aftale herom er indgået.

§ 7. Force-majeure.

Pkt. 1.

Ingen af parterne har ansvar overfor den anden for forhold udenfor deres kontrol (force-majeure), som hindrer eller i væsentlig grad vanskeliggør en aftales opfyldelse.

Pkt. 2.

Som Force-majeure henregnes bl.a. krig og mobilisering, cyber kriminalitet, epidemier (Covid etc.), borgerlige uroligheder, naturkatastrofer, strejker, lock-out, svigtende forsyninger af råmaterialer og reservedele, ildebrand, beskadigelse af produktionsapparat, svigende transportmuligheder, import og eksportforbud, mangel på arbejdskraft, kassation af større arbejder, samt forsinkelse med eller mangler fra underleverandører, forårsaget af nogen af de nævnte årsager.

Pkt. 3.

Såfremt en aftales opfyldelse som følge af ovenstående bliver udskudt med mere en seks måneder, kan begge parter med fjorten dages skriftlig varsel ophæve aftalen.

§8. Ansvar.

Pkt. 1.

Bortset for tilfælde af forsæt eller grov uagtsomhed er ethvert erstatningsansvar begrænset til en måneds servicevederlag.

Pkt. 2.

Vitec Datamann fraskriver sig ethvert ansvar for indirekte tab eller skade, herunder men ikke begrænset til tab af indtastede eller bearbejdede data, tab af ordre, tabt arbejdsfortjeneste m.v..

Pkt. 3.

I det omfang lov om produktansvar giver mulighed herfor fraskrives ethvert produktansvar.

Pkt. 4.

Reeksport af leverede produkter vil efter omstændighederne kunne kræve eksportlicens fra danske eller udenlandske myndigheder. Det er kundens fulde ansvar og risiko, at sådan fornøden eksportlicens indhentes. Såfremt særlig tilladelse eller offentlig godkendelse er nødvendig for kundens brug af produkterne, er erhvervelsen heraf kundens ansvar og risiko.

§ 9. andre forhold

Pkt. 1.

Såfremt en af parterne standser sine betalinger, bliver erklæret konkurs, træder i likvidation eller på anden måde er ude af stand til at betale sin gæld, kan den anden part straks og uden varsel ophæve aftale, såfremt der ikke omgående stilles betryggende sikkerhed for kontraktmæssig opfyldelse, eller et eventuelt bo udnytter din lovhjemlede ret til at indtræde i aftalen.

Pkt. 2.

Inden af parterne er berettiget til at overdrage de rettigheder og forpligtelser nærværende betingelser angiver, uden den anden parts skriftlige accept.

Pkt. 3.

Enhver tvist skal afgøres ved Sø- og handelsretten i København og efter danske retsregler.

Pkt. 4.

Vitec Datamann er berettiget til, såfremt tvisten vedrører en sagsgenstand på kr. 50.000,00 eller derover, at forlange sagen indbragt for voldgift ved Det Danske Voldgiftsinstitut. Sagen behandles i så fald i overensstemmelse med "regler for behandling af sager ved Den almindelige Voldgiftsret i Danmark".