Stop tastearbejdet og lad scanneren gøre arbejdet
Dokumenthåndtering er en vigtig del af ethvert DMS-system, da det hjælper virksomheder med at organisere og styre deres dokumenter, såsom fakturaer, kontrakter og andre vigtige papirer. Med avanceret dokumenthåndtering i et DMS-system kan virksomhederne endda scanne deres dokumenter direkte ind i systemet og bogføre dem automatisk.
Ved at integrere en scanner med dokumenthåndteringsmodulet i DMS-systemet kan virksomhederne scanne papirbaserede dokumenter direkte ind i systemet. Dokumenterne kan derefter gemmes i systemet og knyttes til de relevante transaktioner eller poster i systemet. Dette gør det nemt for brugerne at finde de relevante dokumenter, når de har brug for dem, og sikrer, at dokumenterne er tilgængelige og sikre på et centralt sted.
Vitec Datamann integrerer med Vitec DocuBizz som står for den tekniske del af scanning, indlæsning
Med scanning og automatisk bogføring kan virksomhederne også reducere deres manuelle arbejdsbyrde. Når et dokument er scannet ind i systemet, kan det automatisere bogføringen ved at bruge OCR-teknologi (Optical Character Recognition), som automatisk kan identificere nøgleoplysninger fra dokumentet og bogføre det i systemet. Dette kan spare virksomhederne for tid og penge, da det fjerner behovet for manuel indtastning af data. Der er herved en betragtelig besparelse i arbejdsgange, ved ikke at skulle indtaste mange og lange fakturaer fra f.eks. reservedels leverandører. Oftest kan der spares en hel dag på dataindtastning, med fare for fejlindtastning. Denne tid kan så bruges på alle de opgaver, som man ikke normalvis for udført eller overser.
En anden fordel ved integration med dokumenthåndtering til et DMS-system er, at det hjælper virksomhederne med at forbedre deres sikkerhed og overholdelse af den nye bogføringslov i Danmark.
Endelig kan dokumenthåndtering i et DMS-system også hjælpe virksomhederne med at opnå bedre effektivitet og øget produktivitet. Når dokumenterne er let tilgængelige i systemet, kan medarbejderne hurtigt og nemt finde de oplysninger, de har brug for, uden at skulle bruge tid på at søge efter papirbaserede dokumenter. Dette kan hjælpe med at reducere tidsforbruget og øge produktiviteten på tværs af organisationen.
Et fysisk pladskrævende arkiv er dermed heller ikke en nødvendighed længere. Kvadratmeterne kan eventuelt sløjfes eller bruges til anden indtjening.
Samlet set kan dokumenthåndtering i et DMS-system, der tillader scanning og automatisk bogføring, hjælpe virksomheder med at forbedre deres effektivitet, produktivitet og sikkerhed. Det kan også hjælpe med at forbedre og reducere manuel indtastning og papirarbejde og overholdelsen af bogføringsloven.